Переплет своей книги. Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила гост. как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Я надеюсь, что Вы также как и я любите читать книги. Будь то техническая литература, художественная или какая-либо еще, всегда, скорее всего у каждого, найдутся книги в электронном виде. Не знаю как Вам, а мне почему-то гораздо удобнее читать книги в бумажном виде, да еще и зрение падает при чтении книги с экранов. Все интересные книги купить довольно таки сложно, тем более, если большая часть на английском языке (одна такая книга в оригинале может обойтись как 4 книги). А просто распечатав 700-800 страничную книгу мы получаем много макулатуры, которая теряется, мнется и т.п. Примерно с год назад я нашел одну интересную статью, в которой описывался метод создания, так называемой “домашней типографии”. Мне это показалось очень интересным, но как-то руки до дела так и не дошли. В этом году я все-таки нашел ту же самую статью, в которой подробно описан процесс создания твердого переплета для распечатанной книги. Я надеюсь, что автор не сильно обидится на меня за копипаст. Весь текст оставляю без изменений.

Делаем твёрдый переплёт для любимых книжек

Небольшое вступление

В последнее время на Хабре появилось несколько статей о том, как можно удобно читать техническую и художественную литературу. Разгорались горячие споры об электронных читалках и способах печати нужного материала.
В своей статье мне хотелось бы поподробнее остановиться на вопросах собственно печати (как сделать этот процесс быстрым и удобным) и изготовления книги из доступных материалов.

Большое вступление

Некоторое время назад мне захотелось прочитать цикл Дугласа Адамса «Автостопом по галактике». Я попробовал почитать несколько переводов и не один меня не устроил. Поэтому было принято решение - читать на английском! Найти эти книги в оригинале в наших книжных магазинах довольно сложно. А если и есть, то только первая часть цикла. В электронном виде найти несколько проще. Но я предпочитаю читать с бумаги (читалку на E-ink куплю обязательно - очень нравятся), поэтому книги я распечатываю.

Первые две книги выглядели так:

Я их прочитал с огромным удовольствием, но выглядели они не очень хорошо. И я решил, что «Life, the Universe, and Everything » нужно делать книжкой.
Процесс с картинками и комментариями под катом. Осторожно, действительно много картинок.

Печать

Казалось бы, что может быть проще, чем напечатать книгу? Но тут есть несколько важных моментов.
Во-первых, нужно правильно выбрать бумагу. Вся бумага, которая производится промышленным способом на ЦБК, имеет четко выраженное направление волокон. Абсолютному большинству читателей доступны только принтеры, которые могут печатать на листах не больше А4 формата. Почти вся бумага такого формата (я пробовал около 20 марок) имеет направление волокон вдоль длинной стороны (короткая-к-короткой-стороне гнётся значительно хуже, чем длинная-к-длинной). Попробуйте сами и сразу поймёте о чём речь. Нам же в идеале нужно, чтобы волокна были вдоль короткой стороны. К сожалению, упаковка обычной офисной бумаги по этому параметру не маркируется. Из тех 20 марок все были «неподходящими». Взято в кавычки потому, что результат не сильно ухудшается, и я считаю, что если у вас нет нужной бумаги, то переживать не имеет смысла и печатать на той, которая есть.
Во-вторых, страницы на книжных листах идут не по порядку.
Мы будем делать классическую книгу. Это означает, что в каждой тетради книжного блока у нас будет 16 страниц формата А5 - 4 листа А4 запечатанные с обеих сторон и согнутые пополам.
Начинаем с создания макета. Я пользовался OpenOffice Writer (далее - OOW). Выбираем нужную гарнитуру и кегль шрифта, задаем поля, нумеруем страницы. Обращаю внимание, что кегль должен быть побольше желаемого. Чуть позже станет понятно почему. Сохраняем и экспортируем в PDF.
OOW не умеет печатать страницы в произвольном порядке. То есть если задать номера страниц 16 и 1, то он напечатает сначала первую страницу, а потом шестнадцатую. А вот Foxit Reader, которым я пользуюсь для просмотра и работы с PDF, делает всё как нужно. В настройках принтера выбираем альбомную ориентацию листа, а в настройках печати FoxitReader - две страницы на одном листе. Тут нам и пригодится увеличенный размер шрифта, ведь реальный размер страницы уменьшится.

Каждые две строчки обозначают порядок печати страниц одной тетради. Сначала печатаем одну сторону (8 страниц), потом переворачиваем бумагу и печатаем вторую сторону.
Калькулятор можно взять у меня.
Печатать больше, чем одну тетрадь за раз может быть рискованно. Сначала нужно разобраться в особенностях подачи бумаги конкретным принтером. Да и работать нам потом с тетрадями. Так что печать по одной тетради - наш выбор.

Собираем книжный блок

Вот что у нас получилось:

В моём случае это 8 тетрадей.
Способов изготовления переплёта и сшивания книжного блока существует много, я буду рассказывать о тех, которыми пользуюсь сам.
Приступим.
Сначала нужно согнуть тетради пополам. Вот тут нам особенно пригодились бы листы с правильным направлением волокон. Можно сгибать каждый лист в отдельности, а можно - тетрадь (4 листа) целиком. Я предпочитаю второй вариант. Мне кажется, что так тетрадь получается более цельной. Ложка на предыдущей фотографии не осталась от обеда - ей очень удобно прижимать линию сгиба.

Дальнейший шаг желателен, но не обязателен. Неплохо бы зажать согнутый край всех тетрадей в специальный пресс. Но без фанатизма, иначе есть риск помять тетради.

Пока тетради под прессом, нам нужно разметить шаблон для прокалывания отверстий. Берём кусок картона. Обозначаем края (210 мм - по формату листа). Для шитья книжного блока будем использовать ленту шириной 5 мм. Для того, чтобы книжный блок был очень крепким, будем шить его на три ленты. Расстояния между отверстиями под ленты возьмём 6-7 мм. И по отверстию на расстоянии 10 мм от края. На картинке всё хорошо видно.

Размечаем по сгибу каждую тетрадь.

Прокалываем шилом отверстия изнутри. Вот что у нас получится снаружи.

Бёрем кусочки ленты и приклеиваем их на нужном расстоянии друг от друга скотчем. Клеим на самый край стола. Так удобнее всего.

С какой тетради (с первой или последней) начать - неважно. Главное, не перепутать их порядок. За номерами страниц надо внимательно следить. Иначе придётся переделывать. Хочу сразу обратить внимание, что до самого момента склейки книжного блока мы можем изменить всё, что захотим.
Тут можно сделать перерыв, немного расслабиться. Потому что шитьё блока - очень важная часть сборки книги.
Шьём! Для шитья я использую нитки для вышивания. Они прочные, послушные, разноцветные, достаточно толстые и их очень просто найти. Вы когда-нибудь видели книгу, сшитую сиреневой нитью? Я тоже не видел. Вот именно поэтому берём яркую. Индивидульность - одна из причин всем этим заниматься.

Использование груза очень желательно. Тетради не будут ездить одна относительно другой.
Ленты обшиваются снаружи.

Вот мы почти сшили две тетради. Закрепляем нить обычным двойным узлом.

С третьей и до последней тетради закрепляем нить таким способом.

Последнюю тетрадь снова закрепляем узлом.

Наш книжный блок почти готов!

Используем либо такой зажим, как у меня, либо обычный тяжёлый груз сверху.
Закрепляем блок так, чтобы край немного выступал. Промазываем клеем ПВА (канцелярский вполне подойдёт). Клея надо совсем немного, ровно столько, чтобы он чуть-чуть проник между тетрадями. И зажимаем под грузом, чтобы тетрадки склеились. Сильно затягивать не надо.

Тут важно, чтобы всё полностью высохло. Пока сохнет, нам надо приготовиться к обрезке блока.

Старая пластиковая папка, кусок ламината, струбцина и нож. Если у вас такой же нож, обязательно смените лезвие на свежее. Нож должен быть очень острым. Нет, не острым, а ОСТРЫМ. Полностью высохший блок зажимаем так, как показано на фото. Давим всем весом на край ламината, где лежит нож. Чёткими движениями обрезаем край. 3-4 листа за проход. Расслабляться нельзя, иначе блок «уедет». С первого раза может не получиться аккуратно. И, боюсь, что без подобной конструкции сложно будет обойтись. Простую линейку не удержать. Если есть друзья в типографии, то можно попросить их обрезать на гильотине.

Вот такая вот красота получилась.

Следующий этап - завершение сборки книжного блока. Сначала наклеиваем на торец слой марли. Ещё хорошо использовать фильтрующую бумагу. Цель - армировать торец, чтобы книга прослужила долго.

Чтобы защитить углы книжного блока, на них нужно наклеить капталы. Это кусочки ленты, у которой одна кромка толще другой. Можно наклеить чуть больше, чем нужно. Потом обрежем.

Оставляем всё сохнуть.

Делаем переплёт

Для переплёта нам понадобятся две картонки. По размеру они должны быть на несколько миллиметров больше с каждой стороны, чем обрезанный книжный блок. Переплётный картон можно купить в художественных магазинах (там его, правда, раскупают быстро) либо можно разобрать архивную папку. Я так и поступил. Строго говоря, эти картонки остались у меня от одного из предыдущих переплётов.

В этот раз я решил делать переплёт с тканью. В первый раз можно (да и нужно) взять кусок старых обоев. Будет красиво и всё замечательно приклеится. Если решили брать ткань, не забудьте её погладить.

Между толстыми картонками лежит полоска тонкого картона. Это будет торец книги. Расстояние между ними - 4–5 мм. Для надёжность проклеиваем середину конструкции фильтрующей бумагой. Ткань размечается. Картон приклеивается к ткани.

Переплёт готов!

Собираем книгу

Как ни странно, это один из самых простых этапов.
Примериваем книжный блок и переплёт друг к другу. Отмечаем самое хорошее положение.
Между сгибами форзаца вклыдваем листы чистой бумаги, чтобы клей не расстекался. Промызваем клеем форзац и обложку. Используем кисточку, чтобы не было сухих мест.

Проделываем ту же операцию и с другой стороны.

Помещаем книгу под груз.

Через пару часов вынимаем и даём полностью высохнуть.
Наша книга готова.

Читаем, получаем удовольствие и помним главное правило «Don’t panic!»

Маи ашипки

Или что можно было сделать по-другому, чтобы результат был лучше.
Я взял слишком светлую и неплотную ткань. Темнее и плотнее было бы наряднее.
Форзац получился в складках.

Я налил слишком много клея. И бумага для форзаца у меня была недостаточно плотной. В идеале были бы видны только следы лент, на которые шился блок.
Первые страницы с внешних краёв немного пошли волной. Это из-за большого количества клея и из-за направления волокон.

Заключение

Конечно, было бы проще просто напечатать и прочитать. Или прочитать с экрана. Но мне просто нравится сам процесс создания книги. Можно выбрать шрифт, бумагу, оформление переплёта, а не пользоваться тем, что предложит издатель. Получается уникальная книга. Это, с моей точки зрения, один большой плюс.
К минусам можно отнести достаточную трудоёмкость. На одну книгу у меня ушёл почти целый день.
И прошу прощения за неровное качество фото. Освещение в течение дня сильно менялось.

А как Вы печатаете и переплетаете свои книги?

Добрый вечер.

Наконец-то жаркая погода загнала меня домой и выдалось немного времени на написание следующего топика.

В первой своей статье я рассказал, как из довольно подручных материалов можно сделать книгу. Ту книжку я сейчас и читаю (кстати, неровности на форзаце почти полностью разгладились, когда клей высох совсем).

В комментариях встречались вопросы в стиле «как забучить отдельные листы?» Об этом я расскажу сегодня.

Конечно, результат будет совсем не похож на книжку. К сожалению, у меня под рукой не было достойного материала, который можно было бы вставить в мягкий переплёт. Но кому-то может оказаться полезным тем не менее.

Сначала традиционно пару слов о волокнах.

Волокна в офисной бумаге располагаются так, как показано на фото. Почему это хорошо? Это хорошо потому, что если у нас есть куча листов, то когда мы их сошьём, наша «книжка» будет хорошо открываться и листаться, ведь волокна бумаги будут располагаться вдоль корешка.

Следует отметить, что OpenOffice Writer имеет одну очень интересную функцию (я был бы очень благодарен, если бы кто-нибудь в комментариях написал, есть ли подобное в MS Word). Он умеет выставлять поля зеркально. На картинке будет яснее:

Таким образом, мы можем выставить внутренние поля чуть больше внешних, ведь они нам будут нужны для сшивания.

Нам понадобятся:
1. Сами листы (я взял заготовку от моего старого учебного запороть-не-страшно сшитого блока).
2. Лобзик. Можно взять ножовку с тонким полотном. Но лобзик даёт ещё более тонкий и аккуратный пропил. Однако, толстый блок им будет трудновато пилить.
3. Знакомый вам по первой статье зажим «две-деревяшки-с-дырками-скреплённый-двумя-болтами-с-барашковыми-гайками».
И, пожалуй, без зажима тут никак не обойтись. Благо все его составные части стоят копейки.

Аккуратно собираем нашу стопку листов и зажимаем между деревяшками. Стопка должна выступать на 5–6 мм.

Берём в руки лобзик и пилим. Нам нужно сделать парные пропилы в виде разделённой буквы «V». В данном случае в моей стопке около 60 листов и я делаю пропилы на глубину 3–4 мм. Если стопка больше, то пилим чуть глубже - на 4–5 мм (на забудьте задать внутренние поля чуть побольше!). На длинную сторону листа формата А4 будет достаточно 6 парных пропилов.

Теперь у нас есть стопка листов с пропилами. Берём капроновую нить - она тонкая и прочная. Используя пропилы как клинья, связываем листы в один блок.

И чуть покрупнее.

Промазываем торец клеем, следим, чтобы клей попал в пропилы. Зажимаем блок между деревяшками (не забудьте проложить чистые листы, чтобы блок не приклеился к прессу). Ждём пока высохнет. При необходимости обрезаем края так, как это описано по ссылке выше.

Получается такой разворот.

Как сделать переплёт для такой книжки, замечательно рассказано .
Если это слишком сложно, то берём лист ватмана. В знакомой типографии просим сделать биговку (продавливание канавки) по измерениям из статьи и приклеиваем обложку из ватмана.

Максимальное количество листов, которые я сшивал таким способом - около 130. Блок легко раскрывается и довольно крепкий. Конечно, если такой блок целенаправленно разрушать, то он разрушится. Но просто читать очень комфортно. Про большее количество листов говорить не буду - боюсь соврать.

Хороших вам книжек, качественных pdf"ов и приятного чтения!

Прошивать документы необходимо для их систематизации.

В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.

Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Какие нормы регулируют прошивание

Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
2. ГОСТ 51141 по делопроизводству;
3. Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

Какие документы требуют такого оформления

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

• приказы личного состава,
• приказы общего состава,
• штатное расписание.

Бухгалтеры прошивают:

• авансовые отчеты,
• оборотные ведомости по материальным средствам,
• накладные,
• счета-фактуры,
• акты выполненных работ,
• путевые листы,
• кассовую книгу,
• ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.

Делопроизводители : входящую и исходящую документацию.

Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

• Степлер;
• Нитки;
• Специальное оборудование.

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

Самым надежным считается подшивание дел нитками.

Общие правила оформления

Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Приготовить следующие инструменты и материалы :

• Нитки. Лучше использовать капроновые.
• Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
• Клей бумажный.
• Лист чистой бумаги.
• Скоросшиватель бумажный, картонный.

Порядок действий :

1. Удалить скрепки, скобы из документа.
2. Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
3. В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
4. В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
5. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
   
6. Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
   
7. Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
   
8. Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
   
9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
10. Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
    
11. На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
    
12. На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

Кто и как заверяет

Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.

Стоит сказать, что подписывая прошитые документы руководитель берет на себя обязательства за их содержимое или назначает за достоверность уполномоченного приказом.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле.

Опись состоит из следующих разделов:

• наименование документа,
• дата, когда составлялась опись,
• перечень документов,
• подпись ответственного лица.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя:

1. Систематизацию документов.
2. Нумерацию.
3. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.
4. Заполнение описи.
5. Оформление обложки документа.

Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет.

Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет , допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:

• Нумерацию листков в деле.
• Систематизацию листков в деле.
• Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе.

Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении. Если в деле, подлежащем прошиванию более 250 листов , то необходимо разделить его на несколько томов. Каждый том подшивается.

Если документы планируется хранить более 25 лет , то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа.

Фотографии или картинки , а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.

Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

Обложку оформляют следующим образом:

• Указывают название организации или учреждения.
• Подразделение.
• Срок хранения.
• Наименование дела.

Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

Кроме того, указывается тема дела . Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д. затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов.

Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года». Также указывается срок хранения : постоянный или определенный.

Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы.

Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь:

Подготовка для сдачи в налоговую

Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

С июля 2013 года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде.

Правила делопроизводства, однако, никто не отменял. И потому учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

• приказы (как общие, так и личные);
• штатное расписание;
• отчеты (например, авансовый отчет);
• счет-фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Видео — как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

• документы необходимо скрепить в 3 дырки;
• расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
• сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
• на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

1. В крайний прокол с тыльной стороны

1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

1. И соединяем концы нитки

1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

1. Остается завязать нитку узлом

1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ (_____________) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

• чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
• номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
• если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
• если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
• если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
• при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
• если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

• не вложена часть бумаг . Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
• допущена ошибка в нумерации . Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

Самостоятельное изготовление книг, альбомов и блокнотов в твердой обложке – не самое распространенное занятие. Однако умение делать книжный переплет может пригодиться, например, если вы захотите сохранить и оформить распечатанную книгу. Предлагаем попробовать изготовить классический переплет книг быстро и просто своими руками по приведенной ниже пошаговой инструкции.

Учимся делать качественный переплет книг своими руками в мастер-классе

Необходимые материалы и инструменты:

• две небольшие ровные доски;
• две струбцины;
• тонкая пилка для работы по металлу;
• прочные нитки белого цвета;
• марля;
• картон высокой плотности (можно использовать тонкий картон, склеенный в 2-3 слоя);
• валик для книжного корешка (вместо него можно использовать тесьму);
• цветная плотная бумага для оформления обложки;
• клей ПВА;
• ножницы;
• кисть для клея;
• канцелярский нож.

Книги бывают сшитые и склеенные. Самостоятельная прошивка книги – очень трудоемкое занятие для выполнения в домашних условиях. Поэтому предлагаем мастер класс по изготовлению переплета для склеенной книги.

Распечатываем на принтере книгу, которую планируем переплетать. Выравниваем полученную стопу бумаги по краю, осторожно постукивая ее торцами о ровную поверхность стола. Необходимо подойти к процессу с максимальной ответственностью, так как от него будет зависеть внешний вид будущей книги.

Оформление корешка.

Осторожно кладем стопку бумаги на стол корешком к себе таким образом, чтобы край стопки слегка выступал за границы столешницы, и кладем сверху достаточно тяжелый груз. С помощью кисточки на поверхность густо наносим клей ПВА и оставляем подсохнуть на пару минут. Затем убираем груз и сдвигаем стопку листов чуть дальше от края стола. Сверху очень осторожно кладем доску и зажимаем полученную конструкцию струбцинами.

Через 3-4 часа снимаем струбцины и снова сдвигаем стопку листов вместе с доской таким образом, чтобы они выходили за поверхность стола примерно на 2-3 мм. С помощью карандаша делаем поперечные отметки на торце стопки листов с одинаковыми интервалами (в нашем случае 2 см). Затем по полученным отметкам с помощью пилки для металла делаем пропилы глубиной около 1 мм. Необходимо следить, чтобы они были строго перпендикулярны листам бумаги.

Готовим марлю и специальные валики для корешка. Раскраиваем марлю так, чтобы ее длина была примерно на 1 см меньше длины корешка, а ширина – примерно на 4 см больше (по 2 см с каждой стороны). Таким же образом выкраиваем два валика, но их ширина должна точно соответствовать ширине корешка. Края валиков аккуратно смазываем клеем.

Аналогичным образом делаем заготовку полоски из бумаги, которая будет наклеиваться на корешок. Ее ширина должна быть равна ширине корешка, а длина на 7-8 мм меньше.

Процесс переплета.

Корешок книги обильно смазываем ПВА, чтобы клей попал в каждый сделанный пропил. В пропилы вставляем смоченные клеем нитки, чтобы их концы торчали на 2-3 см с каждой стороны. Снова смазываем корешок с нитками клеем и сверху фиксируем марлевую заготовку, затем валики и в последнюю очередь полоску бумаги, максимально плотно прижимая каждый слой пальцами. Полученную конструкцию оставляем сохнуть на 8-12 часов.

После высыхания клея снимаем струбцины, обрезаем лишние части веревочек.

Далее приступаем к изготовлению форзацев. Их будем делать из плотной бумаги типа ватмана (белой или цветной). Делаем заготовки в размер будущей книги. Наружный край форзаца необходимо немного подрезать, чтобы его было удобно приклеивать.

Смазываем клеем полоску у сгиба (примерно 3-4 мм) и наклеиваем форзац на блок листов. Затем переворачиваем заготовку книги и аналогичным образом клеим другой форзац. Ставим конструкцию под пресс на некоторое время.

Оформление обложки.

Выкраиваем три детали из картона: корешок и две корочки. Корочки должны быть на 8 мм длиннее склеенной книжной заготовки, а по ширине равны ей. Корешок должен быть по высоте равен корочкам, а по ширине – толщине блока.

Затем выбираем подходящую по цвету бумагу и чертим заготовки следующим образом:

• ширина одной детали равна ширине корешка + по 8 мм с обеих сторон;
• ширина других двух деталей равна ширине корочек + 2-3 см с обеих сторон.

Склеиваем полученную конструкцию и обрезаем углы по диагонали. Промазываем ПВА края бумаги, загибаем и приклеиваем их к картону, особенно тщательно прижимая уголки обложки.

Для оформления обложки можно использовать готовую суперобложку, нанести надпись с помощью трафарета или распечатать и наклеить бумагу с необходимой информацией по вашему усмотрению. Широко используется при оформлении обложек книг такая технология, как скрапбукинг: украшение изделий вырезанными или вырубленными элементами декора, бумагой с необычным орнаментом и ажурными краями.

Склеиваем внутренний блок и обложку. Предварительно примеряем обе детали и только после этого начинаем клеить. Ошибку, допущенную на этом этапе, исправить будет практически невозможно.

Смазываем клеем один край марли и прижимаем к поверхности форзаца. Затем мажем ПВА весь форзац с марлей. Переворачиваем книгу намазанным форзацем вниз и монтируем форзац к обложке, начиная с его краев. Смазываем клеем марлю на верхней стороне и приклеиваем к форзацу, затем мажем второй форзац целиком и приклеиваем его аналогичным образом. Для того, чтобы излишки клея не испачкали книгу, ее следует проложить ненужной бумагой большего размера. При приклеивании каждой заготовки необходимо следить, чтобы не образовывались воздушные пузыри и складки.

Переплет книги готов! После изготовления желательно положить книгу на ночь под пресс.

Намного упрощается процесс изготовления переплета, если склеивание деталей происходит с помощью термоклея. В этом случае необходимо приобрести специальную машинку для термопереплета и собственно термоклей. Все выкроенные заготовки (обложка, корешок книги и форзацы) вместе с распечатанным блоком бумаги вставляются в машинку и обжимаются с ее помощью. Обложка затем приклеивается вручную. Однако если вы не планируете постоянно работать с книжной продукцией, покупка машинки не будет целесообразной.

Видео по теме статьи

Для тех, кто освоил классический переплет книг в пошаговом уроке своими руками и хочет продолжить работу с книгами, предлагаются следующие видео с подробными уроками переплетного дела.