Как правильно составлять письма образец. Этические нормы деловой переписки. Особенности оформления электронных ДП

⁰

Деловое письмо - это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации. На нашем сайте собраны образцы написания и оформления разных видов деловых писем.

Образцы деловых писем

Благодарственное письмо

Благодарственное письмо - это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя. Как написать благодарственное письмо Благодарственное письмо...

Благодарственное письмо воспитателю

Благодарственное письмо воспитателю - это деловое письмо, в котором выражается благодарность воспитателю детского сада за его кропотливый труд по воспитанию детей от имени директора дошкольного учреждения либо родителей детей. Как написать благодарственное письмо воспитателю Благодарственное письмо воспитателю детского сада имеет такую же форму, как обычное деловое письмо и состоит из следующих структурных элементов: Шапка документа. Содержит должность, фамилию и инициалы воспитателя в...

Благодарственное письмо врачу

Благодарственное письмо врачу - это деловое письмо, в котором выражается благодарность доктору за оказанную помощь в выздоровлении. Письмо-благодарность составляется от имени пациента либо родственников больного. Как написать благодарственное письмо врачу Благодарственное письмо врачу имеет такую же форму, как деловое письмо: Шапка письма - ФИО врача либо главврача заведения здравоохранения в дательном падеже (пишется по необходимости). Обращение - ФИО врача, которому выражается...

Благодарственное письмо за сотрудничество

Благодарственное письмо за сотрудничество - это деловое письмо, в котором выражается благодарность от имени руководителя организации своему партнеру за качественную и своевременную поставку товара, выполненные работы, оказанные услуги. Как написать благодарственное письмо за сотрудничество Благодарственное письмо за сотрудничество имеет те же реквизиты, что и деловое письмо: Шапка письма. Пишется должность, фамилия и инициалы работника организации, которому адресуются слова благодарности за...

Благодарственное письмо организации

Благодарственное письмо организации - это деловое письмо, в котором выражается благодарность за успешное проведение переговоров, встречу и уделенное время, оказанное гостеприимство во время командировки и т.п. Как написать благодарственное письмо организации Благодарственное письмо компании имеет реквизиты делового письма: Шапка документа - ФИО должностного лица организации, которой выражается благодарность. Обращение - ФИО должностного лица организации, которой адресованы слова благодарности....

Благодарственное письмо родителям

Благодарственное письмо родителям - это деловое письмо, в котором выражается благодарность родителям выпускников школы либо детского сада за хорошее воспитание своих детей, активное участие в жизни группы, класса и образовательного учреждения, помощь школе, детскому саду и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени директора, классного руководителя, воспитателя либо завуча. Как написать благодарственное письмо родителям Благодарственное письмо родителям выпускников состоит из следующих структурных...

Благодарственное письмо сотруднику

Благодарственное письмо сотруднику - это деловое письмо, в котором выражается благодарность работнику за его труд, вклад в развитие компании, добросовестное отношение к работе и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени руководителя организации в честь какого-то знаменательного события: юбилея, профессионального праздника и т.п. Как написать благодарственное письмо сотруднику Благодарственное письмо работнику имеет такую же форму и структуру, как обычное деловое письмо: Шапка документа. В...

Благодарственное письмо ученику

Благодарственное письмо ученику или студенту - это деловое письмо, в котором выражается благодарность учащемуся за успехи в учебе, за активную общественную деятельность, участие в спортивной жизни и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени директора школы, ректора ВУЗа. Как написать благодарственное письмо ученику, студенту Благодарность ученику, студенту пишется в произвольной форме. Текст благодарственного письма содержит слова благодарности ученику, студенту. Внизу, под текстом письма,...

Благодарственное письмо учителю

Благодарственное письмо учителю - это деловое письмо, в котором выражается благодарность учителю, классному руководителю за работу по воспитанию и обучению детей от имени директора учебного учреждения либо родителей детей-учеников. Как написать благодарственное письмо учителю Благодарственное письмо преподавателю имеет реквизиты делового письма: Шапка документа - в ней указывается ФИО учителя, в чей адрес направлены слова благодарности. Необязательный структурный элемент благодарственного письма...

Виды деловых писем

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо - это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию. Как написать гарантийное письмо Бланк гарантийного...

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса - это деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение факта заключения договора аренды с существующим обществом либо намерения собственника нежилого помещения сдать его в аренду после проведения государственной регистрации нового юридического лица. Иными словами, оно гарантирует право на заключение в дальнейшем договора аренды. Данное письмо сдается в регистрирующий орган и составляется по запросу арендатора. Как написать гарантийное письмо о...

Гарантийное письмо о приеме на работу

Гарантийное письмо о приеме на работу - это деловое письмо, которое содержит гарантию заключения трудового договора работодателя с сотрудником. Чаще всего оно необходимо для предоставления в ФМС при переезде работника в другую страну. Как написать гарантийное письмо о приеме на работу Бланк гарантийного письма о приеме на работу содержит следующие реквизиты: номер и дата документа; получатель письма - наименование организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано либо текст:...

Гарантийное письмо об оплате

Гарантийное письмо об оплате - это деловое письмо, которое является подтверждением сроков и факта оплаты за полученную продукцию, оказанные услуги либо выполненную работу. Гарантийное письмо на оплату может быть ответом на письмо-претензию. Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности Бланк гарантийного письма содержит следующие реквизиты: номер и дата документа; получатель письма - наименование организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано; наименование документа -...

Составление делового письма

Перед тем, как написать деловое письмо, подумайте, какого конечного результата вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.

Оформление делового письма

Оформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где должно быть указано наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.

Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа - не менее 1,5 см.

Шапка делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу).

В левом верхнем углу под шапкой делового письма указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Если деловое письмо является письмом-ответом, то необходимо указать, на какой документ отвечает это письмо.

По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.

Деловое письмо должно содержать обращение к получателю письма.

В конце делового письма должна присутствовать подпись отправителя (ФИО, должность, подпись).

Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м размером шрифта и одинарным интервалом.

Деловое письмо (далее – ДП) представляет собой разновидность офисной корреспонденции в бизнес-сфере, которая относится к официальной переписке между субъектами предпринимательства (бизнес-партнерами) и сотрудниками компании.

С помощью ДП осуществляется обмен деловыми предложениями, официальными просьбами и претензиями, выясняются и решаются конфликтные ситуации.

Официальное письмо в деловом стиле отличается от других видов писем следующими характеристиками:

Стиль и манера изложения мысли составителя письма.
Лексическое наполнение и содержание письма, которое характеризуется безэмоциональностью и отсутствием ярко выраженных эмоциональных фраз и предложений.
Составление и оформление на официальном бланке фирмы с соответствующими реквизитами.
Стандартный шрифт, одинаковый для всего текста письма.
Небольшой объем, который не превышает одну страницу печатного текста.
Строгая служебная координация и обязательное соблюдение установленной при написании и передаче письма.

Как написать деловое письмо и получить ответ – смотрите в этом видео:

Основные разновидности ДП

В зависимости от используемых критериев классификации все ДП делятся на следующие основные виды, которые будут рассмотрены ниже по тексту с краткой характеристикой.

ДП, которые не требуют ответа от получателя:

Гарантийные, обеспечивающие выполнение определенных обязательств (например, ).

Сопроводительные, которые прилагаются к пакету документов, другим официальным письмам.

Информационные, содержащие определенные данные для ознакомления.

Уведомительные, которые сообщают получателям важную информацию и факты. вы узнаете, как правильно составить уведомление о расторжении договора.

Предупредительные, содержащие напоминание о каких-либо негативных последствиях для получателя, если он не выполнит свои обязательства перед отправителем письма.

Напоминающие, которые уведомляют получателей писем об их обязанностях, ранее заключенных договоренностей с компанией.

Также существует ряд ДП, которые в обязательном порядке требуют ответа от своих получателей.

Такие письма обычно содержат в своем тексте какое-либо обращение к субъекту-получателю (например, просьба выполнить какие-либо действия официального характера), документы с предложением (например, о сотрудничестве, заключении договоров, проведении официальных мероприятий), письмо-запрос (предоставление информации, официальных бумаг), письмо с требованием выполнить обязательства и договоренности, письмо с просьбой или прошением.

ДП некоммерческого характера делятся на следующие основные разновидности:

Приглашающие посетить официальное событие, презентацию, корпоративное мероприятие.
Бумаги с соболезнованиями сотрудникам компании, директорам фирм-партнеров в связи с кончиной близких им людей, родственников.
Благодарственные ДП.
ДП, информирующие о важном событии.
Рекомендательные бумаги. подробно рассмотрены правила и принципы составления рекомендательного письма.
Гарантийные ДП.
Письма-подтверждения о получении груза, оказании услуги.
Поздравительные письма в связи с каким-либо празднованием или торжественным событием.
Письма-прошения, в которых отправитель просит получателя оказать ему какую-то услугу, выполнить важные для отправителя действия.
Письма с перечнем инструкций.
Сопровождающие бумаги.

ДП, которые носят коммерческий характер, стандартно применяются на предварительном этапе заключения какого-либо договора и во время действия уже ранее подписанного соглашения, к таким письмам можно отнести:

Запрос предоставить данные или продукцию.
Ответ на запрос фирмы-партнера.
Офертные письма, которые содержат в своем тексте коммерческое бизнес-предложение заключить соглашение или сделку.
Претензионные и напоминающие письма.
Письма-предупреждения, которые свидетельствуют о нарушении стороной обязательств, прекращении ранее заключенных договоров, необходимости выполнить стороной-получателем ее обязанности.

Структурно все разновидности деловых писем можно разделить на документы, которые:

Содержат авторский текст, поданный в вольной форме.

Написаны в соответствии с установленным шаблоном или бланком без авторских отступлений.

ДП в зависимости от своих получателей бывают:

Циркулярными (отправляются сразу нескольких получателям).
Стандартными (направлены только одному получателю от одного составителя).
Коллективного характера (получатель у такого письма только один, однако отправителей сразу несколько).

Образец благодарственного делового письма. Фото: www.nevagazservis.ru

Форма деловой корреспонденции может быть:

Факсовой.
Электронной (такие письма направляются на официальный сайт или официальную электронную почту фирмы-получателя).
Почтовой (отправляются стандартно по почте в конвертах).
Рукописные (обычно это письма, которые содержат поздравление или же соболезнование).

Как правильно написать и оформить письмо

ДП стандартно делится на введение, основную и итоговую части, которые должны быть логично связаны друг с другом.

Во введение входят те данные и факты, которые стали основанием для написания ДП, а в основной части уже находится само содержание и главный текст письма. В итоговой части находится результат написания письма и то, ради чего оно было написано – просьба, претензия, отказ, выражение благодарности и так далее.

При написании любого письма делового характера нужно обязательно обратить внимание на следующие ключевые моменты и правила, которые будут подробно рассмотрены ниже по тексту.

Стилистическое оформление

ДП должно быть написано только в деловом стиле, без элементов разговорного стиля, сленговых фраз, уменьшительно-ласкательных слов и других элементов, которые неуместны в деловой переписке.

Порядок подачи информации и данных

Данные и информация, которые предоставляются в деловой переписке, должны быть поданы в соответствии с такими требованиями, выполнение которых является обязательным, если ваша цель – создание правильного и грамотного делового письма:

Актуальность и достоверность поданных фактов и данных, которые должны быть проверены на дату написания письма и соответствовать текущему положению дел в компании.
Адресность (письмо должно быть адресовано и направлено конкретному человеку или группе лиц).
Аргументированность заявленных требований и претензий.
Объективность и беспристрастность.
Полнота предоставленной информации, на основании которой субъект-получатель сможет принять объективное решение и ему на потребуется получать или запрашивать дополнительные данные у вашей компании.

Требования к содержанию и оформлению бланка фирмы

ДП необходимо составлять на фирменном бланке компании со всеми требуемыми реквизитами. Требования к такому бланку установлены следующие:

Формат стандартный – А4.
Для возможности подшивки ДП к документам и передаче в архив нужно оставить левое поле не менее, чем на 3 сантиметра.
Указание наименования организации, фактических и юридических адресов, контактных данных, адресов электронной почты и сайта.
При электронном оформлении письма желательно применять стандартную разновидность шрифта – Times New Roman с размером 12.
ДП можно оформить не только на фирменном бланке компании, но и на обычном листе бумаги, но в таком случае все данные из фирменного бланка должны быть указаны.
Отправка ДП по факсу или на электронную почту не допускается, если текст такого документа содержит конфиденциальные данные о крупных договоренностях, важных секретных документах, личных данных сотрудников, разглашение которых недопустимо и может нанести ущерб репутации компании.

Правила нумерации ДП и разбивка на абзацы

Нумерация ДП, состоящего сразу из нескольких печатных страниц, начинается стандартно со второй страницы, при этом номера должны быть проставлены в самом верхнем углу страницы цифрами арабского типа без точек рядом с номером страницы.

Для того, чтобы максимально облегчить прочтение и понимание получателем текста письма, его нужно поделить на абзацы. Такое разделение поможет читателю понять, где одна тезис оканчивается и где начинается уже другой.

Исправления в тексте письма

Нежелательным и недопустимым является наличие подчисток, опечаток, грамматических, пунктуационных и стилистических ошибок в тексте ДП. Текст письма должен быть грамотным и правильным с интервалом между рядками 1,5-2.

Пример написания делового письма. Обязательные реквизиты в тексте ДП

Основными реквизитами, которые должны присутствовать в письме, стандартно считаются следующие:

Герб России, который находится в самой середине бланковой бумаги, и указание которого обязательно для государственных структур и организаций.
Полное наименование компании без сокращений.
Контактные данные (стационарный и мобильный номера, факс).
Номера счетов в банковском учреждении.
Данный об адресате ДП (наименование компании-получателя письма должно быть указано в именительном падеже, в то время, как ФИО получателя и должность указываются уже в дательном).
Перед ФИО адресата, который имеет звание или ученую степень (доктор, кандидат наук), нужно обязательно их указать.
Все реквизиты в тексте ДП пишутся обязательно с нового рядка с прописной буквы.

Как составить и отправить письмо после деловой встречи

Проведение встречи с представителями фирмы-конкурента, бизнес-партнерами предполагает дальнейшую деловую переписку. Особенности оформления письма после деловой встречи заключаются в следующем:

В самом начале документа указываются время и дата проведенной деловой встречи или конференции, даже если с момента их организации прошло всего один-два дня.
Письмо нужно составить максимально коротко и четко указать то, что именно вы хотите сообщить своим бизнес-партнерам, без хождения «вокруг да около».
В тексте письма стоит кратко упомянуть о том, какие моменты были обсуждены на проведенной встрече, какие вопросы поднимались и к какому решению вы пришли с получателем письма.
Получатель письма в ответном ДП должен захотеть высказать свое мнение или решение относительно проведенной ранее встречи и спорных моментов, которые на ней поднимались.
Напишите о конкретной дате и времени, когда можно будет провести ответную деловую встречу, конференцию, деловой телефонный разговор.
Сообщите получателю ДП о своих намерениях относительно дальнейшего бизнес-сотрудничества и заключения договоренностей.
Завершите ДП вежливо и непринужденно, например, «Наилучшие пожелания Вам…».

Особенности оформления электронных ДП

Письма в электронном формате сейчас оформляются гораздо чаще, чем корреспонденция по факсу или по почте, так как такое письмо будет доставлено гораздо быстрее, соответственно фирма-отправитель быстрее получит ответ на свое ДП.

Подготовить и оформить электронное ДП очень просто, базовые требования к его составлению такие же, как и к бумажным деловым письмам. Небольшие особенности оформления заключаются в следующем:

Указание темы или заголовка ДП, чтобы получатель не потерял его в потоке входящей корреспонденции от своих партнеров и конкурентов.
Тему или заголовок не стоит менять, когда вы получаете ответ на свое ДП, что в дальнейшем значительно облегчит обмен письмами и сделает возможным быстрый просмотр предыдущих писем по данной теме.
Программное обеспечение стоит использовать стандартное, не применяйте самые последние версии программ для создания письма, так как электронное письмо может попросту потом не открыться на компьютере получателя, не оснащенного новыми программами.
Смайлики и другие элементы неофициальной электронной переписки не стоит применять в тексте ДП.

Сроки для ответа на полученное письмо

ДП, которое содержит текст предложения о сотрудничестве, претензии, требования и другие элементы, требующие ответа, должно быть рассмотрено и отвечено в следующие сроки:

Подтвердить получение письма-запроса адресат должен на протяжении трех дней, а ответить на такой запрос можно на протяжении месяца.
Направить письмо с соболезнованием о кончине близкого человека или родственника сотрудника фирмы нужно в течение десяти дней с момента совершения печального события.
Поздравительные бумаги направляются на протяжении восьми дней с момента совершения торжественного события.
По общим правилам все официальные деловые бумаги рассматриваются и направляется на них ответ в течение семи дней с момента получения письма.

Правила окончания письма

Итоговая часть ДП должна содержать результат всей вышеуказанной основной части, в ней должны быть подведены итоги и высказаны конкретные предложения или выводы. При этом итоговая часть должна быть максимально краткой, четкой и лаконичной.

Приведем примеры удачных вариантов окончания текста ДП в сфере официальной корреспонденции:

Вежливая благодарность за проявленное внимание или оказанную помощь.
Выражение желания дальнейшего сотрудничества, надежды на заключение договоренностей с фирмой-партнером.
Уверение адресата письма в чем-либо (дальнейшая переписка, заключение соглашения и сотрудничество).
Выражение просьбы выполнить что-либо (написать результаты, сообщить какие-либо ведомости).
Просьба извинить за беспокойство и причиненные неудобства.

В конце письма можно пожелать успехов, сообщить о наилучших пожеланиях или об уважении к получателю письма.

ДП на английском или другом иностранном языке

Очень часть бизнесмены ведут переписку и сотрудничают не только с местными фирмами, расположенными на территории РФ, но и с иностранными компаниями, а также филиалами или представительствами иностранных фирм, которые находятся на территории России.

Строго установленная форма ДП в таком случае отсутствует, порядок оформления ДП на иностранном языке будет зависеть от цели написания и формы официального документа. При составлении ДП нужно ориентироваться на следующие общие правила и рекомендации в сфере официальной корреспонденции:

Дата составления ДП. При отправке документа в Америку, нужно сначала поставить месяц в цифровой форме, только потом указывается текущее число месяца и год. Если вы отправляете письмо в Англию, то дата проставляется стандартно, как и в России, но месяц лучше всего указать в буквенной форме, чтобы не было недопониманий.
Реквизиты иностранного адресата. В обращении в письме нужно использовать стандартные формы (Mr, Mrs, Miss) после которых уже идет фамилия получателя письма.
Адрес получателя письма. Порядок его указания отличается от стандартно принятого в России. Сначала требуется указать номер офиса иностранной фирмы, затем уже идет номер дома, где расположен офис или же номер офисного здания, наименование улицы, цифры индекса, наименование штата при отправке письма в Соединенные Штаты, наименование графства, страны, если адресат письма находится в Англии или других странах Западной Европы.
Тематика письма (или его заголовок) должны быть обязательно указаны, что позволит получателю обратить внимание именно на ваше письмо, иначе оно может быть потеряно в массиве входящей корреспонденции иностранной фирмы.
Основная часть ДП должна быть поделена на абзацы или же каждое новое предложение для удобства чтения можно писать с новой строчки.
Итоговая часть. В самом конце ДП на английском языке нужно поблагодарить адресата за проявленное внимание и выразить надежду на дальнейшее сотрудничество и установление деловых отношений между вашими фирмами.
Подпись в документе ставится сразу же под предложением (абзацем) с прощанием, рядом с подписью нужно указать свое ФИО, должность в фирме и название самой фирмы-отправителя письма.
Приложения и другие дополнения к документу должны быть перечислены и обязательно указаны в самом конце ДП, что предотвратит их утерю при отправлении и сакцентирует внимание получателя на их наличии и на том, что приложения также нужно изучить при написании ответа на письмо.
С прописной буквы в тексте ДП на иностранном языке обязательно пишутся: инициалы, ФИО сотрудников иностранной компании, наименования графств, городов, штатов, стран, должностей в фирмах, начальное обращение в письме и первые слова, которые идут во фразе с прощанием в конце письма.

Правильно и грамотно составленное деловое письмо в сфере бизнеса – это эффективный инструмент, который позволит наладить выгодные и перспективные отношения в предпринимательской сфере, в то время, как неправильно составленное ДП с ошибками или опечатками способно свести на нет все дальнейшие отношения с партнерами или конкурентами.

Поэтому к составлению текста ДП нужно подойти максимально ответственно, изучить предоставленные выше правила и рекомендации, а также образцы документов.

Правила подготовки грамотного делового письма рассмотрены тут:

Письмо директору должно быть кратким и содержательным. Не следует писать многостраничные пересказы. Образец сообщения можно скачать бесплатно по ссылке.

Письмо директору учреждения может быть различного содержания. Деловые обращения контрагентов, локальные сообщения сотрудников организации к директорам, имеющие письменное оформление, наиболее эффективны, нежели телефонные переговоры и устные беседы. Источник информации на бумажном носителе сохраняется на столах директоров, архивах компаний и когда-нибудь становится востребован.. Шаблон претензионного обращения можно скачать бесплатно по прямой ссылке.

Письмо директору должно быть кратким, понятным и содержательным. Не следует писать объемные тексты и многостраничные пересказы. Исключение составляю претензионные обращения. Никому не интересны обыденные предложения и очередные буклеты. Обращению к директору необходимо придавать уникальность, подчеркнуть основную суть в нескольких строках. После написания содержания стоит подготовиться к дальнейшему развитию событий. Заинтересованное текстом лицо станет задавать множество вопросов. Обдуманные ответы, подготовленные заранее, станут хорошим дополнением к презентации и подчеркнут компетентность автора в вопросе.

Обязательные пункты письма директору:

В верхней правой части пишется наименование адресата с конкретизацией должности и ФИО руководителя;
Ниже фиксируются собственные реквизиты и контактные номера телефонов;
Посередине листа с применением вежливых фраз вносится обращение по имени отчеству директора;
Вступительная часть состоит из одной-двух строк;
После вступления нужно сразу переходить к повествованию;
Каждое слово содержания должно быть продумано и проверено несколько раз;
В нижней части ставится дата написания, подпись и расшифровка;

Стилистика подачи содержания играет важнейшую роль в восприятии читателя. Правильно оформляя письмо директору есть больше шансов добиться нужно результата. Соблюдение параметров полей, заголовка, подписи, даты и других компонентов документа будет замечено и оценено. Адресат всегда оценивает авторское отношение к собственной презентации. Первое письмо - важная составляющая структуры дальнейшего общения. Существует целая наука правильной подачи информации. Самостоятельно составляя бумагу нужно, знать элементарные основы и успех не заставит себя ждать.

Вот уже давным-давно ни для кого не является секретом, что речь делится на жаргонную и литературную - правильную. Вполне логично, что правильной речь должна быть не только устная, но и письменная. Культурой грамотного письма необходимо владеть каждому интеллигентному человеку. А уж тому, кто активно общается по делам службы посредством переписки - и подавно. Каковы же письма?

Что такое этикет

Прежде чем говорить о деловом письме, нужно сначала вспомнить, что же такое этикет. Это установленный порядок поведения в обществе, свод манер и правил так называемого хорошего тона, которые должно соблюдать каждому интеллигентному, воспитанному человеку, дабы не прослыть бескультурщиной. Данные исторически сложившиеся правила являются неотъемлемой частью жизни общества.

Культура письменной речи: общие характеристики

Конечно же, относится не только к деловому письму. Существует множество видов и способов письменного общения. Все они разные, у каждого - свои характеристики, однако есть и общие черты. Среди них выделяют следующие:

опора на нормированный книжный язык с допущением некнижной лексики;
использование сложных синтаксических конструкций;
закрепленный порядок слов в предложении;
четкая структура текста;
высокая грамотность.

Этикет деловых писем

В каких случаях от нас может потребоваться написание делового письма? Конечно же, если мы ведем какие-либо дела с организациями и/или частными лицами. То, что мы напишем нашим партнерам, коллегам, клиентам, то, как мы оформим свое письмо, станет лицом нашей компании и представит нас либо в выгодном свете, либо - в не очень. Если, конечно, мы не компетентны в этикете составления деловых писем. Чтобы не ударить в грязь лицом, необходимо обучиться нижеизложенным премудростям. Кстати, обладать подобным знанием полезно еще и потому, что малейшая ошибка, крошечное несоответствие правилам способно превратить деловое письмо в неправомочное с юридической точки зрения.

Специфика деловых отношений

Прежде чем говорить непосредственно об писем, следует понять, чем вообще отличаются что их характеризует, каковы их особенности. Основной чертой взаимоотношений по работе является отсутствие (либо полное, либо почти полное) в этих самых отношениях личного оттенка. Как правило, на работе каждый из нас предельно собран, спокоен, вежлив - вряд ли кто-то будет танцевать с бубном, например, или совершать иные поступки, вполне логичные в компании друзей, но довольно нелепые для рабочей обстановки. Это касается, кстати, не только поступков, но и эмоций - можно позволить себе смех или улыбку, или даже небольшое проявление гнева, однако достаточно неуместно смотрятся гомерический хохот, истерики, слезы и тому подобное (все это касается исключительно эмоций по работе). На работе мы, как правило, носим маски, демонстрируя выучку, выдержанность и хладнокровие.

Деловое общение нельзя закончить тогда, когда этого захотелось. Партнер по бизнесу или клиент не поймет, если посреди важной встречи мы вдруг встанем и покинем аудиторию. Нельзя и игнорировать собеседника, нельзя не отвечать на звонки или письма. Все эти особенности в совокупности помогают лучше понять, каким же все-таки должен быть речевой этикет делового письма.

Общие требования

Первое, на что мы обращаем внимание, получив письмо, - это бумага. Согласно требованиям этикета делового письма бумага для него всегда должна быть кристально чистой и ни в коем случае не помятой. У адресатов послания сложится лучшее впечатление об организации, если письмо окажется написанным на фирменном бланке с эмблемой компании. Первая страница не нумеруется, на всех остальных проставляются арабские цифры.

Есть еще один очень важный момент в этикете деловой переписки. Деловой предполагает высокую грамотность и отсутствие орфографических ошибок. Поэтому в том случае, если в знании русской грамматики наблюдаются пробелы, рекомендуется не торопиться с отправкой корреспонденции, а перепроверить ее на наличие возможных недочетов.

Также общей рекомендацией как для бумажного, так и для электронного письма является пожелание не употреблять в своей письменной речи сложных конструкций - такое уместно только в юридических документах. Не следует использовать и сокращения - исключительно общепринятые. А вот в норму делового этикета входят разнообразные штампы и арго - профессиональный жаргон. Весь документ выдерживается в официально-деловом стиле.

Еще один важный момент, который прочитывается из письма: оно должно быть максимально вежливым и доброжелательным. Ни о какой бестактности, грубости не может идти и речи. Кроме того, деловое письмо предполагает конкретику, четкое изложение своих мыслей.

Если адресат письма не владеет русским, текст послания следует составлять на его языке, либо на международном - английском. Кстати, написан подобный документ должен быть только на одной стороне листа, вторая в обязательном порядке остается чистой.

Оформляя документы, нужно следить за тем, чтобы не было переносов. Сам текст набирать необходимо через полтора-два интервала, с шириной полей слева в два сантиметра.

Нюансы

У делового письма есть своя четкая, особенная структура. При этом единого стандарта оформления бумажных документов не существует: у разных компаний могут быть свои вариации. Придерживаются они лишь определенного состава частей письма: в них непременно должны быть "шапка", приветствие, основная часть и прощание. Не нужно забывать и о личной подписи в конце письма.

Кстати, так называемое обрамление послания - начальные и завершающие фразы - именуются этикетной рамкой. Именно она помогает наладить с адресатом нужные отношения. Кроме того, правила этикета деловых писем и примеры их написания демонстрируют употребление в посланиях разнообразных речевых клише (о них будет сказано далее).

Важным нюансом оформления делового письма остается правильно использованное обращение. До революции в нашей стране в ходу было обращение "сударь" или "сударыня": оно считалось универсальным, так называли кого угодно. Теперь подобного универсального обращения нет, хотя зачастую в деловых письмах встречается слово "господин" или "госпожа" - утратившее ранее свою популярность, оно постепенно вновь возвращается в обиход. Обратиться так можно к деловому партнеру, должностному лицу, но не к клиенту или коллеге.

Наиболее распространенным и универсальным в настоящее время считается обращение "Уважаемый" или "Уважаемый господин", но на самом деле не является таковым и оно. Подобным образом, например, нельзя обратиться к так называемым випам - особо важным персонам, коими считаются губернаторы, мэры, президенты. В данном случае начинать свое письмо потребуется с обращения "Глубокоуважаемый" (еще вариант - "Высокоуважаемый").

Если послание адресовано сразу нескольким людям, и все они являются представителями одной профессии, уместным будет использование такого обращения, как "Уважаемые коллеги" (в случае, если все адресаты - женщины, допускается написать "Уважаемые дамы", если же мужчины - то "Уважаемые господа"). Если письмо направлено в адрес одного человека, категорически запрещается не использовать поименное или пофамильное обращение. Подобное допустимо только в вышеуказанном случае (когда адресатом является группа лиц) либо при взаимодействии с юридическим лицом.

Что касается завершения послания, то нужно помнить: оно не менее значимо, чем начало. Именно в конце письма выражается уверенность в благополучном и/или скором решении вопроса и тому подобное. Здесь не следует также указывать на имевшие место быть ранее сложности - например, на затягивание с ответом или вообще неполучение такового. Данные фразы считаются отрицательными знаками этикета деловых писем и рассматриваются как нежелание продолжать отношения, а также как неуважение к собеседнику. Важно понимать, что это недопустимо.

Электронное письмо: деловой этикет

Второй возможный вариант переписки - по электронной почте. Тут тоже существует целый ряд своих особенностей. Так, например, если послание адресат получит впервые, то необходимо начать его с представления собственной компании, описания своей деятельности, с возможных задач, которые предполагается выполнять. При продолжительной переписке нужно сохранять историю прошлых писем, на основе которых строится каждое следующее послание.

В первом письме непременно должно присутствовать приветствие и обращение. В последующих, при необходимости быстрого ответа, можно обращение опустить (если это уместно). В интернет-общении многие не считают нужным ставить знаки препинания, а также пишут без заглавных букв. В деловом этикете электронного письма подобное недопустимо.

Размер электронного письма не должен быть слишком большим - как правило, он вдвое меньше бумажного аналога. В том же случае, если требуется сообщить адресату большой объем сведений, в теле письма необходимо указать лишь краткую сопроводительную запись, а сам материал прикрепить как вложение вордовским или любым другим файлом - так того требует этикет делового письма по электронной почте. Пример подобного послания может быть таким: «Добрый день, уважаемый господин Иванов! Посылаем Вам образцы наших рекламных буклетов. Вы можете ознакомиться с ними во вложении…».

Что касается подписи, то быть она обязана. Можно подписываться в конце каждого письма, а можно сделать автоматическую подпись, которая будет проставляться машинально. Подобным вариантом часто пользуются представители крупных компаний. В подписи необходимо указывать свои имя, фамилию, должность, контактную информацию, место работы. Оформить ее нужно таким образом, чтобы она уложилась в семьдесят символов и занимала не более пяти-шести строк.

Нужно сказать и несколько слов об ответе на послание. Деловой этикет электронного письма предполагает получение ответа на сообщение в течение двух суток - не более. Если же требуется еще время, следует уведомить об этом собеседника. Ответная реакция на все сообщения поддерживает репутацию компании или предпринимателя. Для того чтобы знать точно, дошло ли до адресата письмо, можно воспользоваться функцией уведомления о получении - подтверждение о доставке придет автоматически. Кроме того, не возбраняется сделать и контрольный звонок.

Речевые формулы, или клише

Клише, речевые формулы, речевые штампы - как ни скажи, а все равно это будет неотъемлемой частью деловой переписки. Из школьного курса мы помним, что клише называются устойчивые выражения. Их не так уж и много:

Сожаление можно выразить с помощью следующих фраз: «К сожалению, у нас нет возможности согласиться…», «С сожалением сообщаем…», «К нашему сожалению, вынуждены сообщить…» и так далее.
Благодарность обозначается такими клише, как: «Позвольте выразить свою признательность…», «Благодарим Вас…», «Учитывая Ваш вклад…».
Пригласить адресата на то или иное мероприятие можно, используя штампы: «Мы имеем честь пригласить Вас…», «Надеемся на Ваше согласие…», «С удовольствием приглашаем Вас…», «Будем рады видеть Вас…» и тому подобное.
Завершить письмо можно фразами: «Ждем от Вас новых идей…», «Желаем Вам успехов…», «Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…».

Золотые правила деловой переписки

Частые ошибки при деловой переписке

Существует несколько, казалось бы, мелочей, которые тем не менее могут стать фатальными в случае с деловым общением. Зачастую именно эти мелочи приводят к прекращению взаимовыгодных отношений, расторжению сделок и тому подобным пренеприятным вещам. Нужно знать врага в лицо!

Нельзя писать (и звонить тоже!) по работе в нерабочее время! Как часто мы, не желая потерпеть до утра, беспокоим своих партнеров, клиентов, коллег в девять, десять, а то и одиннадцать вечера. Нам кажется, что за ночь все пропадет, разрушится, потерпит крах и спасти положение уже будет нельзя. А те редкие экземпляры, кто способен дотянуть до утра, почему-то считают, что шесть утра - самое время для общения. Ведь если не сплю я, значит, не спит никто. Увы, подобное поведение только раздражает и настраивает против нас же самих.

Об этом уже косвенно упоминалось, но тем не менее - никакой фамильярности быть не может! Общение по работе происходит исключительно на «Вы» (с большой буквы, это значит - вежливость и уважение).

Излишний обмен любезностями тоже может навредить. Во-первых, он отнимает ценное время, во-вторых, выглядит немного надоедливо и занудно. Не нужно усердствовать.

В наше время литературы так много, что порой разбегаются глаза. По культуре речи, в том числе и письменной, книжек тоже хватает.

Желающим подковаться в данной области можно посоветовать следующие работы: «Этикет делового письма» Олега Давтяна, «Культура письменной речи» Татьяны Дегтеревой, «Этикет русского письма» Натальи Формановской и Аллы Акишиной, «Деловой этикет» Елены Бер, «Русский речевой этикет» Натальи Формановской и многие другие.

Требования этикета делового письма предполагают использование восклицательного знака в конце обращения для того, чтобы придать особое значение данному вопросу или человеку.

Поименное обращение к адресату показывает на более близкие и давно налаженные отношения, а пофамильное подчеркивает дистанцию.

Для этикета деловых писем в России характерно нивелирование полов, поскольку большинство профессий часто только мужского рода.

Соблюдать правила ведения деловой переписки не так уж сложно, ведь не так их и много. Запомнить их - невелика наука. Зато в глазах окружающих человек, владеющий этикетом деловых писем, всегда будет воспитанным и культурным, тем, с кем приятно иметь дело.

Сергей Владимирович 18/02/2016 в 19:05

Просим Вас, объективно разобраться и провести служебную проверку по данному факту и привлечь данных сотрудников ГИБДД к ответственности по закону, и проверить как на самом деле начальник ГИБДД Фролов А.Е., проводит по существу служебные проверки за подобные и похожие нарушения сотрудниками ДПС по г. Пятигорску, а также являются ли выше изложенные протокола действительными. Нами были сделаны множество обращений в разные структуры подразделений МВД, но результата никакого нет так как жена начальника ГИБДД п/п-ка Фролова А.Е., работает федеральной судьей по г. Ессентукам Ставропольского края! Если возможно данный вопрос вынести на общий совет и телевиденье! Мы хотим, чтобы в г. Пятигорске ГИБДД работали по закону и без всякого «блата»! Надеемся на Вашу поддержку!!!

Сергей Владимирович 22/04/2016 в 18:24

Просим Вас, рассмотреть действие сотрудников ДПС ГИБДД по городу Пятигорску Ставропольского края. Итак, 26 апреля 2015 года примерно в 23часа 40 минут по проспекту Кирова напротив дома № 67 города Пятигорска я со своим знакомым наблюдали такой момент как патрульный автомобиль ГИБДД «Хендай Солярис, регистрационный знак У 40-03 26, остановили автомобиль «Ауди –А7, регистрационный знак М002АЕ-26 черного цвета », которая находилась в пленочном покрытии в круговую. С которой вышел нам не знакомый водитель и присел в их патрульный автомобиль, спустя около 5-7 минут вышел с патрульного автомобиля сел в свой автомобиль и уехал с большой скоростью. После этого прошло около 5-ти минут и с патрульного автомобиля вышел сотрудник ДПС в звании майора полиции и подошел к ближайшему мусорной корзине и выбросил туда бумаги в помятом виде и после чего уехал с данного место. Мы подошли после его отъезда к данной мусорной корзине и увидел там два бланка протоколов;
1) Протокол о запрещении эксплуатации наземного транспортного средства, номер 26 ШШ 004565;
2) Протокол о задержании транспортного средства, номер 26 ПЗ 004690; в которых написано не понятно, что да и вместе с копиями протоколами, и как они говорят сотрудники ДПС, бланки строгой отчетности, но по действиям данного сотрудника думаю, что нет и усматривается ими нарушения закона.
Подобные случаи происходили и раньше, сжигали копии протоколов, копии постановлений которые должны были получать водители нарушившие ПДД, и где имеются видео записи в качестве доказательство.
Также по подобным случаям мы обращались к начальнику ГИБДД подполковнику полиции по городу Пятигорску Фролову Александру Евгеньевичу но на,что он нам ответил «на словах», что проводятся служебные проверки и данные сотрудники обязательно будут наказаны, но все продолжается как и было раньше и всегда никаких изменений не произошло в области работы ДПС, да и начальник ГИБДД Фролов А.Е., в курсе всех нарушений закона совершаемыми сотрудниками ДПС, но меры им никаких не принимаются.
Также мы обратились с таким же вопросом к заместителю начальника ГИБДД по г. Пятигорску подполковнику полиции Хорогрову Владимиру Владимировичу но на,что он нам ответил: со своими проблемами разбирайтесь сами и выпроводил нас из здании ГИБДД по г. Пятигорску.
Выше изложенные протокола нами были направленны в генеральную прокуратуру Р.Ф. города Москвы для проверки и выявления нарушении в действиях сотрудника ДПС и являются ли подлинными данные протокола которые в итоги оказались в мусорной корзине.
Считаем,что это нарушения КоАП РФ, и закона о полиции и где присутствует коррупционное составляющее в действиях данных сотрудников ДПС, а также осуществления слабого контроля за работой ДПС начальником ГИБДД Фроловым А.Е., и заместителя начальника ГИБДД Хорогровым В.В.
Просим Вас, объективно разобраться и провести служебную проверку по данному факту и привлечь данных сотрудников ГИБДД к ответственности по закону, и проверить как на самом деле начальник ГИБДД Фролов А.Е., проводит по существу служебные проверки за подобные и похожие нарушения сотрудниками ДПС по г. Пятигорску, а также являются ли выше изложенные протокола действительными. Нами были сделаны множество обращений в разные структуры подразделений МВД, но результата никакого нет так как жена начальника ГИБДД п/п-ка Фролова А.Е., работает федеральной судьей по г. Ессентукам Ставропольского края! Если возможно данный вопрос вынести на общий совет и телевиденье! Мы хотим, чтобы в г. Пятигорске ГИБДД работали по закону и без всякого «блата»! Надеемся на Вашу поддержку!!!