Премирование команды проекта. Премирование участников проектных команд Положение о премировании проектной команды

⁰

Для премирования законодатель установил специальные правила. Их нарушение может обернуться для компании судебными спорами, штрафами и убытками. Ведь зачастую суды небезосновательно приходят к выводу, что работодатель обязан платить премию работникам каждый месяц. Почему так происходит, и как надо составлять документы, чтобы избежать подобной ситуации, читайте в нашей сегодняшней статье.

Что такое премия

Казалось бы, что может быть сложного для руководства компании в том, чтобы установить премии? На первый взгляд, всего-то и нужно решить за что и в каком размере платить дополнительные суммы. Но на практике все куда сложнее. Виной тому двойственная юридическая суть самого термина «премия».

Первое упоминание о премиях в Трудовом кодексе находим в статье , в той ее части, которая посвящена определению термина «заработная плата». В ней законодатель говорит, что зарплата, как юридическая сущность, включает в себя три составляющих. Первая — собственно вознаграждение за труд, величина которого зависит от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы. Вторая — компенсационные выплаты (например, за работу в сложных условиях, в ночное время и т.п.). Третья — стимулирующие выплаты, среди которых законодатель прямо называет премии и иные поощрительные выплаты.

Получается, что с точки зрения ст. ТК РФ премия — это часть заработной платы. Данный вывод может иметь далеко идущие последствия. Например, означать, что работодатель обязан ежемесячно выплачивать работникам премии. Ведь выплата зарплаты — одна из основных обязанностей работодателя по трудовому договору (ст. ТК РФ).

Однако если читать Трудовой кодекс дальше, то в нем обнаружится статья , которая также говорит о премиях. И при этом относит их к поощрениям за труд, которые применяются работодателем к работникам, добросовестно выполняющим трудовые обязанности. То есть, из этой статьи уже вовсе не следует, что премия — часть заработной платы, право на которую имеет любой работник.

Данная норма говорит, что заработная плата работнику устанавливается трудовым договором. Но при этом она устанавливается не просто так, а в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда, которые включают в себя:

размеры тарифных ставок, окладов и должностных окладов;
размеры доплат и надбавок компенсационного характера;
системы доплат и надбавок стимулирующего характера;
системы премирования.

Как видим, в статье ТК РФ законодатель сам отделил премии от иных выплат стимулирующего характера. Такой подход нужно принять на вооружение и работодателю, решившему ввести у себя в организации систему премирования. То есть необходимо четко установить, какие именно премии входят в систему доплат и надбавок стимулирующего характера и, в силу этого, являются частью заработной платы, на которую работник, выполнивший месячную норму труда, имеет полное право. А какие премии являются поощрением за труд, и решение об их выплате может приниматься работодателем в каждой конкретной ситуации с учетом тех или иных факторов.

Как оформить премию

Указанное разделение необходимо проводить как на уровне документов, которыми регламентируется порядок выплат, так и на уровне формулировок, которые используются в этих документах. К примеру, премии, которые являются частью заработной платы, логично поместить в разделе Положения об оплате труда (утверждается приказом по организации), в котором говорится о стимулирующих доплатах и надбавках. При этом можно использовать «обязывающие» формулировки: «премия выплачивается…», «имеют право на получение одновременно с заработной платой…» и т.п.

Такие стимулирующие премии широко применяются в организациях торговли для мотивации продавцов: выполнение плана продаж является основанием для выплаты стимулирующей премии-надбавки. А те, кто план не выполнил, получат «голый» оклад.

Премии-поощрения (разовые) логично размещать в отдельном документе — , ссылку на которое будет содержать как Положение об оплате труда, так и трудовой договор. При этом необходимо использовать «нейтральные» формулировки: «премия может выплачиваться», «по решению руководителя организации…», «при наличии финансовых возможностей…» и т.п.

Ну и, конечно, в отношении таких премий необходимо детально прорабатывать критерии и условия выплаты. К примеру, перевыполнение работником «личного» плана продаж по итогам квартала на 10% может быть основанием для выплаты ему премии в размере ₽10 тыс. при условии, что общий план продаж по организации за тот же квартал выполнен не менее чем на 100% и при этом получена прибыль не менее ₽1 млн. Как видим, в данном случае премия поставлена в зависимость от трех критериев: перевыполнение «личного» плана продаж; выполнение общего плана продаж; прибыль в установленном размере. Невыполнение любого из критериев дает работодателю право премию не платить.

Правомерность такого подхода подтверждает и судебная практика. Пример тому —определение Верховного суда . В нем судьи указали на то, что спорная премия, согласно тексту трудового договора и положениям локальных актов организации не являлась обязательной выплатой.

Так, в тексте трудового договора использовалась формулировка «может выплачиваться», что, по мнению судей, говорит об отсутствии у этой выплаты гарантированного характера. А действующее в организации положение о премировании содержало четкие критерии, которые позволяли четко установить случаи выплаты премии и ее размер. И если соответствующие условия не выполнены, то работодатель имеет полное право премию не выплачивать.

Важно обратить внимание на еще один момент, о котором также идет речь в рассматриваемом решении ВС РФ. Условия для выплаты премии-поощрения должны быть объективными, а не субъективными. То есть работодатель не может просто по своему усмотрению выплатить премию одному работнику и не выплатить другому. В споре, о котором идет речь, тот факт, что премия за спорные месяцы не выплачивалась и другим работникам компании (а не только истцу) был принят как одно из доказательств правоты работодателя.

“Кадровик. Кадровый менеджмент“, 2009, N 12

СИСТЕМА МАТЕРИАЛЬНОГО СТИМУЛИРОВАНИЯ
В ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Сегодня во многих современных организациях все чаще обращают внимание на богатый опыт применения системы управления проектами. Данная система признана многими как один из эффективнейших методов планирования и управления реализацией инвестиционных проектов.

По оценкам американских специалистов применение методологии управления проектами обеспечивает высокую надежность достижения целей проекта и на 10 - 15% сокращает затраты на его реализацию.

Словарь управления персоналом. Проект - временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов и услуг.

В первую очередь такой результат достигается путем консолидации ответственности в руках проектной команды, в которой четко разделены полномочия во главе с руководителем проекта. И не секрет, что для эффективной работы участников проекта необходима система мотивации и стимулирования персонала, обладающая четким и понятным механизмом.

Цели, задачи, критерии системы стимулирования

Основными целями мотивации и стимулирования участников проекта должны стать повышение активности и материальной заинтересованности в успешной реализации проектов в условиях ограничения по срокам, бюджету и характеристикам ожидаемого результата (подчас меняющегося по ходу реализации проекта).

В большинстве случаев эффективность проекта зависит от исполнения сроков его реализации, поэтому данный критерий в системе мотивации должен иметь первостепенное значение. Другой не менее важной задачей является объективная оценка и отладка механизма учета вклада каждого участника проекта.

Эффективной проектной деятельности способствует профессиональная предпроектная подготовка, заключающаяся в анализе и расчетах всех необходимых условий и ресурсов для реализации проекта. На этапе предпроектной подготовки:

Осуществляется сбор всей необходимой информации и документации для реализации проекта;

Проект распределяется на отдельные этапы, те, в свою очередь, распределяются на отдельные работы;

Каждому этапу проекта определяются конкретные сроки завершения;

Определяются профессиональные направления и конкретные исполнители, за которыми закрепляются этапы проекта (или отдельные работы на этапах), производится подбор персонала;

Определяется стоимость (бюджет) проекта и всех его этапов;

Рассчитываются экономическая плановая эффективность, прибыль от реализации проекта, оцениваются риски;

Определяется размер премиального фонда за реализацию проекта как часть общего бюджета проекта;

Разрабатывается и утверждается система материального стимулирования для каждого участника проекта (распределение премиального фонда).

Для того чтобы этап предпроектной подготовки перешел в этап реализации проекта, необходимо учитывать, что бюджет проекта может корректироваться на всех этапах реализации. Предварительная оценка, произведенная на начальном этапе, отличается от реальной стоимости в пределах от -25% до +75%. В процессе реализации проекта делаются корректировки - расчет бюджет проекта производится уже с точностью от -10% до +25%. И, наконец, к моменту выработки согласованного бюджета его значение не должно быть более 10% и менее 5% от реального бюджета проекта.

В таких условиях система материального стимулирования должна соответствовать следующим критериям:

Ориентация и нацеленность на результат, т.е. система нацелена на достижение конечных целей проекта;

Зависимость от сложности проекта - проекты, несущие в себе элемент риска, должны быть более мотивационно-привлекательными для участников. Также на размер вознаграждения должны влиять: функциональная роль участников в проекте, время занятости участников в проекте, результативность деятельности (качественное и своевременное выполнение работ по проекту);

Периодичность - премирование должно иметь периодичный характер и быть привязано к окончанию проекта (этапа проекта). При этом не следует премиальную часть разбивать пропорционально множеству этапов проекта, а отнести значительную долю выплат на этап завершения всех работ по проекту;

Информированность участников проекта - реализация проекта должна обязательно сопровождаться информированием всех заинтересованных лиц о содержании проекта, технологии его реализации, сроках, ответственности, системе мотивации;

Прозрачность - система мотивации должна быть понятна всем участникам проекта, вознаграждение должно быть адекватно трудовому вкладу и следовать за достижением результата без значительных временных задержек;

Сбалансированное сочетание субъективной и объективной оценки деятельности - система стимулирования должна быть максимально независимой от субъективных оценок заказчика или руководителя проекта и основываться на расчетах объективных данных, выраженных в натуральных показателях (штуках, минутах, килограммах, метрах, квадратных метрах, рублях и т.д.).

С учетом перечисленных критериев систему материального стимулирования целесообразнее рассмотреть в виде программы мотивационных мероприятий, выполняемых в период предпроектной подготовки и направленных на стимулирование участников проекта к максимально эффективному выполнению работ по проекту. Данная программа будет включать в себя:

1) цели (к чему необходимо стимулировать участников проекта);

3) срок действия (конкретный срок - полгода, год);

4) формирование премиального фонда по проекту (бюджет программы мотивации);

5) разработку механизма расчета, процедуры оценки показателей и систему поощрений и взысканий за выполнение работ.

Чаще всего целью мотивации и стимулирования является повышение эффективности при сохранении необходимого уровня качества. К примеру, для руководителя проекта качественным показателем является достижение целей проекта, эффективностью - снижение сроков выполнения работ и экономия бюджета проекта, в то время как для участников проекта качеством будет соблюдение требований к результатам, а эффективностью - снижение трудозатрат на выполнение работ по проекту.

Участники проекта

Формирование проектной команды сводится к включению в выполнение проекта всех специалистов, необходимых для качественного и эффективного выполнения работ. Поэтому большую роль играет качество подбора специалистов по их профессионально-квалификационным характеристикам, опыту, личностным качествам. Персонал, задействованный в проекте, можно условно классифицировать, исходя из ролей участников проекта (инициатор, разработчик, руководитель проекта, исполнители). Процесс формирования проектной команды можно представить в следующей последовательности действий:

Инициатор определяет целесообразность и экономическую эффективность реализации проекта и организует проведение предпроектной подготовки разработчиками;

Разработчики осуществляют работы по всем направлениям проекта (расчет бюджета, распределение и планирование работ по этапам, определяют потребность в персонале, готовят всю необходимую документацию для открытия проекта) и защищают проект перед инициатором и/или владельцем бизнеса;

Руководитель проекта формирует календарный план в соответствии с утвержденным графиком работ, определяет роли по квалификации и опыту участников проекта, а также их трудозатраты (занятость в проекте);

Руководитель проекта организует разработку системы материальной мотивации для исполнителей конкретных работ по проекту;

Руководитель проекта готовит согласованную с руководителями подразделений заявку на необходимый ему персонал;

Руководители структурных подразделений после выделения персонала вносят корректировки в свои планы и статусы выделенных в проект сотрудников, а руководитель проекта формирует задания исполнителям и знакомит их с системой материальной мотивации.

Премиальный фонд

В основном проекты бывают определенными (определены смета затрат и размер прибыли от реализации проекта) и неопределенными (определена смета затрат, но прибыль от реализации проекта будет рассчитана исходя из периода окупаемости, т.е. через прогнозируемый промежуток времени). К определенным проектам относятся проекты по приобретению, развитию и последующей реализации активов (девелоперские проекты, строительство, покупка бизнеса), к неопределенным - открытие офисов, филиалов компании, IT-проекты. Формирование премиального фонда для реализации определенных и неопределенных проектов имеет некоторые отличия. В первом случае премиальный фонд рассчитывается как процент от планируемой прибыли от реализации проекта плюс процент от экономии затрат. Во втором случае сумма рассчитывается на основе окупаемости за счет доходов, полученных в прогнозируемом будущем. В обоих случаях известна смета затрат, поэтому частично величина премиального фонда будет складываться из одних и тех же статей, за исключением в первом случае прибыли от реализации проекта, а во втором - утвержденной суммы, достаточной для мотивации участников проекта. Процент от прибыли по проекту зависит от его важности и значимости (по срокам, бюджету, прибыли, сложности реализации, планируемой эффективности). Связать оценку важности и значимости с конкретной величиной процента от прибыли без субъективной оценки заказчиком невозможно. Таким образом, величина премиального фонда для определенных проектов может быть рассчитана следующим образом:

ПФ = (NPV x k + ДельтаБ) x d, (1)
(i)

Где NPV (Net Present Value) - чистый дисконтированный доход от
(i)
реализации i-проекта, руб.;

K - коэффициент, указывающий на согласованную заказчиком проекта долю
от ПР, направляемую на премирование, 0 < k < 0,2;

I
ДельтаБ - абсолютное отклонение между планируемой и фактической суммой бюджета на реализацию проекта; в свою очередь:

ДельтаБ = (СмЗТ + ФОТ + РПР + РНПР - СмЗТ + ФОТ +
пл пл пл пл факт факт

РПР + РНПР), (2)
факт факт

где СмЗТ - смета затрат на производство работ по проекту, руб.;

ФОТ - фонд оплаты труда участников проекта, руб.;

РПР - резерв на покрытие планируемых рисков, руб.;

РНПР - резерв на покрытие непредвиденных расходов, руб.;

ДельтаБ >= 0, иначе премиальный фонд уменьшается пропорционально превышению бюджета, при превышении бюджета более чем на 10 - 15% не выплачивается вовсе;

d - понижающий коэффициент в зависимости от времени просрочки реализации проекта:

D = 1 - t: T , (3)
пр(i) (i)

Где t - количество дней просрочки реализации i-проекта;

Т - утвержденное время реализации i-проекта, дней.

(i)
Важно отметить, что при планировании ФОТ участников проекта необходимо рассчитывать, в какое время сотрудники работают над проектом. Если работы над проектом проводятся в нерабочее время, тогда необходимо учитывать особенности трудового законодательства в вопросах оплаты сверхурочного времени, а также работы в нерабочие праздничные и выходные дни. Если работы над проектом проводятся в рабочее время, то планирование расходов на персонал в разделе “оплата труда“ распределяется пропорционально времени между основным бюджетом и бюджетом по проекту.

После определения размера премиального фонда проекта важно объективно и правильно оценить вклад каждого участника проекта, распределить премиальный фонд по группам участников и разработать систему материального стимулирования каждой группе (табл. 1).

Таблица 1

Система материального стимулирования
основных групп участников проекта

Название группы Составляющие бонуса по
проекту Критерии
Инициаторы 1. Бонус по факту
утверждения проекта.

2. Бонус по окончании
реализации проекта 1. Не более 20% всего бонуса,