Обычная тема как рассчитать среднесписочную численность работников. Нюансы и особенности проведения вычислений. Подлежит включению в среднесписочную численность

Для расчета реальной списочной численности работников предприятий и организаций используются различные показатели, в т.ч. и такой показатель, как коэффициент списочного состава. В расчет включаются все работники организации. Рассмотрим порядок такого расчета.

Коэффициент списочного состава и формула расчета

Реальную списочную численность сотрудников предприятия можно рассчитать по формуле РСЧ = ЯЧ х КСС, где ЯЧ - это явочная численность сотрудников предприятия, а КСС - рассматриваемый коэффициент.

Этот коэффициент рассчитывается как номинальный фонд рабочего времени, деленный на число рабочих дней в соответствующем периоде расчета. Другими словами, этот коэффициент также называют коэффициентом перевода явочной численности рабочих в списочную.

Номинальный фонд рабочего времени в организации равен 267 дням, фактическое число рабочих дней в организации равно 252. Явочная численность сотрудников равна 123.

РСЧ = (267 х 123) / 252 = 130. Именно такая численность требуется данной организации.

Следовательно, в рассматриваемом примере реальная списочная численность работников, рассчитанная по формуле с использованием коэффициента, составляет 130 человек.

Как и для чего считается списочная численность работников

Под списочной численностью сотрудников понимается их общее количество в организации. В этот показатель обычно включаются все сотрудники (в том числе сезонные, надомники и дистанционные работники), за исключением внешних совместителей и лиц, выполнявших свои обязанности по договорам гражданско-правового характера.

Такой показатель применяется, например, при составлении отчета «Сведения о неполной занятости и движении работников за квартал» (стр. 13 Приложения № 8 к Приказу Росстата от 02 августа 2016 года N 379).

Кроме указанного статистического отчета списочная численность отражается и в других отчетах, например, в расчете 4-ФСС (п. 5.14 Приложения 2 к Приказу ФСС РФ от 26 сентября 2016 года N 381).

Согласно разделу 2 действующей Инструкции , утвержденной Госкомстатом СССР 17 сентября 1987 года (далее - Инструкция), в расчет списочной численности работников входят как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам, в т.ч.:

• фактически явившиеся на работу вне зависимости от того, работали они или нет по причине простоя;
• работавшие в командировках;
• нетрудоспособные, не явившиеся на работу;
• выполняющие государственные или общественные обязанности вне места работы;
• работающие пенсионеры по возрасту и др.

Инструкция содержит обширный перечень, позволяющий заинтересованному лицу определить, как посчитать списочную численность.

Списочная численность в формуле расчета среднесписочной численности

Списочная численность сотрудников предприятия - это основной показатель для исчисления среднесписочной численности в отчетах по статистике и для налоговых органов.

Одним из отчётов, который руководитель предприятия обязан подавать в ИФНС, являются данные о среднесписочной численности своих работников. Это статистическая информация, которая оформляется на бланке КНД 1110018 и отправляется в налоговые органы ежегодно до 20 января за предыдущий год работы. Этот показатель важен для подтверждения возможности юридического лица или ИП пользоваться льготным режимом налогообложения, а также для контроля внебюджетными фондами страховых выплат работодателей.

Данные о среднесписочной численности подаются всеми организациями и предпринимателями, независимо от применяемого налогового режима, за исключением ИП без работников, которые с 2014 года от этой обязанности освобождены. Также сдают статистическую информацию предприятия:

• отработавшие неполный год;
• вновь созданные или реорганизованные (срок – до 20 числа месяца, следующего за месяцем создания фирмы);
• закрывающиеся (данные на дату ликвидации организации).

Рассмотрим, что же такое среднесписочная численность, и как её правильно рассчитать.

Учёт работников для включения в среднесписочную численность

В среднесписочную численность включаются все работники фирмы, выполняющие постоянную или временную работу по трудовому контракту, кроме следующих категорий сотрудников:

• внешних совместителей;
• лиц, нанятых по гражданско-правовому договору;
• переведённых на работу в другую страну;
• перешедших в другую организацию по переводу;
• учеников и стажёров, трудящихся на предприятии по ученическому договору и получающих стипендию;
• работников, находящихся в учебном отпуске за свой счёт;
• студентов, учащихся с отрывом от производства по направлению и со стипендией от предприятия;
• «декретниц»;
• владельцев предприятия, если они не являются наёмными сотрудниками на своей фирме и, соответственно, не получают на ней зарплату;
• работников, написавших заявление по собственному желанию и переставших являться на работу, не дожидаясь увольнения.

Сотрудники, командированные, находящиеся на больничном, в отгуле или отпуске в расчёте среднесписочной численности учитываются.

Если данные подаются в ФСС и ПФР (по формам отчётности РСВ-1 и ФСС-4), в расчёт необходимо включать и тех, кто работает по совместительству и договорам подряда.

Данные о количестве персонала берутся на основе табеля или другой формы учёта рабочего времени на предприятии за каждый день. При этом в расчёт включаются все календарные дни. Число работников в выходные и праздники устанавливается по предшествующему рабочему дню.

Формула расчёта

Для расчёта среднесписочной численности работников необходимо определить календарный фонд рабочего времени за определённый период, или как его ещё называют - человеко-дни. Для этого суммируется ежедневное количество всех работников, которые учитываются в показателях, за весь месяц. Затем сумма делится на количество дней в месяце, в итоге получается средняя величина.

Таким образом, формула расчёта среднесписочной численности работников предприятия за месяц выглядит как:

ССЧ = сумма человеко-дней за месяц / количество дней в месяце

Ежемесячная ССЧ берётся за основу расчёта показателя за определённый период. Как правило, предпринимателям требуется отчёт по численности поквартально (для предоставления во внебюджетные фонды) и за год – в налоговые органы.

В этом случае среднесписочная численность рассчитывается по формуле простой средней арифметической: показатель ССЧ за каждый месяц рассматриваемого периода делится на число месяцев в этом периоде (3 – квартал, 6 – полугодие, 9 – за 9 месяцев, 12 – год).

Полученное число, если оно не целое, округляется по математическим правилам (5 десятых и более после запятой – в большую сторону, менее 5 десятых – в меньшую).

Рассмотрим расчёт среднесписочной численности на примере. В организации на начало года числилось 205 сотрудников. 6 января на работу поступили 15 новых работников, а 16 января 5 из них уволились. 29 января работодатель принял еще 10 человек. Определим средний показатель ССЧ при таких исходных данных:

ССЧ = 205 * 5 + (205 + 15) * 10 + (220 – 5) * 13 + (215 + 10) * 3 / 31 = 216

Таким образом, среднее число занятых на предприятии работников в январе составило 216 человек, несмотря на постоянные колебания реального количества персонала в пределах 205 – 225 сотрудников.

Аналогично расчёт производится и за другие периоды. Допустим, ССЧ за февраль получилась 223 человека и 218 за март, тогда за первый квартал показатель определяется как:

ССЧ = 216 + 223 + 218 / 3 = 219.

Если в организации отсутствуют наёмные работники, кроме директора, применять формулы нет необходимости: ССЧ всегда будет 1.

Приведённые примеры касаются тех предприятий, на которых весь персонал трудится полный рабочий день. Сотрудники с сокращённым рабочим днём или неполной ставкой учитываются отдельно. К примеру, если есть 2 человека, которые работают по 4 часа ежедневно, то их принимают за 1 рабочую единицу. Когда график работы нестабилен, таких сотрудников включают в расчёт пропорционально фактически отработанному ими времени. В таких случаях за основу формулы берут не человеко-дни, а человеко-часы. Сумму отработанных человеко-часов делят на число дней и продолжительность рабочего дня в часах.

На какие нюансы ещё следует обратить внимание при расчётах?

Стандартной ситуацией вычисления ССЧ является подача отчёта за предшествующий год деятельности организации. Так, до 20 января 2015 года предприятия и предприниматели подают расчёт среднесписочной численности, которая у них была в 2014 году, в период с 1 января по 31 декабря включительно.

Однако организация могла работать и неполный год. В таком случае человеко-дни за все месяцы фактической деятельности фирмы всё равно делятся на 12, то есть на полное число месяцев в году.

Аналогичный подход применяется для организаций, которые отработали месяц не полностью. Численность работников за каждый отработанный день суммируется и делится на календарную длительность этого месяца. Если организация временно приостановила свою деятельность, это не освобождает её от обязанности подавать сведения по среднесписочной численности, которая рассчитывается по общим правилам.

Отдельный случай – создание фирмы в результате перерегистрации, ликвидации, на основе обособленного подразделения и т. д. Расчёт ССЧ в таких ситуациях производится не с момента начала функционирования новой организации, а с учётом данных предприятия-предшественника.

Как видно, определить среднюю численность сотрудников организации не составляет труда. Предприятия, использующие автоматизированные системы учёта персонала, как правило, имеют в своем распоряжении и программные средства, рассчитывающие показатель ССЧ самостоятельно.

Что такое среднесписочная численность работников предприятия и зачем ее считать?

Каковы правила ее расчета, как и за какой период ее следует рассчитывать.

Давайте подробно рассмотрим все эти нюансы в нашей статье.

Зачем это нужно?

Среднесписочная численность работников нужна не только для статистической цели, но и для того чтобы правильно рассчитать налоги . Это первый отчет, который необходимо сдать в новом году. Как говорится, как год начнешь, так его и проведешь. Действующим законодательством для отчета предусмотрена специальная форма, утвержденная приказом ФНС от 29.03.2007 года. Сдать данные о среднесписочной численности необходимо до 20 января . Эта норма содержится в статье 80 Налогового кодекса РФ.

Обратите внимание, что отчет предоставляется независимо от наличия на предприятии, организации либо у индивидуального предпринимателя наемных рабочих. В подтверждение этого дано разъяснительное письмо Минфина. Также важно помнить и о том, что все компании, у которых среднесписочная численность сотрудников больше, чем 100 человек, должны подавать налоговую декларацию в электронной форме. Если меньше 100, то можно выбрать электронную либо бумажную форму отчетности.

Расчетами численности работников занимается бухгалтер . Именно бухгалтерам нужно внимательно ознакомиться с нашей статьей, чтобы верно произвести расчет и сдать налоговый отчет.

Если это не сделать, то компании грозит штраф, а главбуху либо руководителю предприятия за административное правонарушение также будет выписан штраф. Размер его небольшой, но неприятностями чревато другое. Налоговые органы, не получившие данный отчет, имеют полное право пересчитать налоги и лишить фирму налоговых льгот. Вам могут доначислить налоги, взыскать штраф либо пеню. Важно и то, что уплата штрафа не освобождает от обязанности сдать отчет. Так что вы не сможете избежать необходимости рассчитывать среднесписочную численность, поэтому лучше это сделать сразу, чем ждать начисления штрафных санкций.

Произвести необходимые расчеты на крупных предприятиях может автоматизированная система учета персонала. На ее основе существуют программные средства, которые могут самостоятельно подсчитать нужный показатель, который затем вносится в отчет.

Порядок расчета

Расчет среднесписочного количества ведется на основе ежедневного учета списочной численности работников. Численность по спискам должна в обязательном порядке соответствовать данным, которые содержатся в табеле учета рабочего времени. Для этого предусмотрены специальные формы Т-12 и Т-13 , где и регистрируется, кто явился на работу, а кто нет.

При этом нужно учитывать и данные следующих документов: приказов о приеме на работу, о нахождении в отпуске, о переводе на другую работу, о расторжении договора с сотрудником. Некоторые сведения находятся в личной карте работника, расчетно-платежной ведомости или в других рабочих документах.

Расчет производится в соответствии с указаниями, которые содержатся в приказе Росстата. В них есть формула расчета. Для того чтобы найти годовую среднесписочную численность, применяют следующую формулу:

Среднесписочная численность за год = среднесписочная численность за январь + за февраль + за март + … + за декабрь / 12

Если ваша фирма начала вести свою деятельность не с начала календарного года, а в середине, то сумму, полученную за рабочие месяца все равно необходимо делить на 12.

Для расчета за месяц нужно применять такую формулу:

Среднесписочная численность за месяц = среднесписочная численность сотрудников, которые отработали полный рабочий день в этом месяце + среднесписочная численность сотрудников, которые отработали неполный рабочий день в этом месяце.

Возникает вопрос, как же узнать число сотрудников, которые заняты полный день. Сделать это легко по формуле: списочная численность работников за первое число месяца + списочная численность работников за второе число + … + списочная численность работников за последнее число месяца / количество дней в месяце.

Расчет за квартал ведется просто: складывается среднесписочная численность за каждый из месяцев квартала, а затем делится на 3 (число месяцев в квартале). Поквартальная отчетность обычно нужна для подачи во внебюджетные фонды.

Таким образом, в основу среднесписочной численности положена численность работников, причем включаются все работники по трудовому договору, работающие постоянно, временно либо сезонно. Учитывают и сотрудников, которые фактически работают, и тех, кто отсутствует, кроме тех лиц, которые не включаются в среднесписочную численность (об этом мы расскажем в следующем разделе статьи). В эту численность входят и надомники, и работники с испытательным сроком. Если человек работает и по трудовому, и по гражданско-правому договору, то его учитывают как одного человека.

Списочную численность за выходные и праздничные дни берут исходя из предыдущего рабочего дня.

Формула для расчета численности сотрудников, которые заняты неполный рабочий день выглядит так: общее количество отработанных человеко-часов в месяце / продолжительность рабочего дня, установленного для данной категории лиц / количество рабочих дней в месяце. Что касается продолжительности рабочего дня, то при 36-часовой неделе для пятидневки он равен 7,2 часа, при 24-часовой – 4,8. Количество часов в рабочей неделе нужно поделить на количество дней в рабочей неделе – 36 / 5 = 7,2.

• лица до 18 лет;
• женщины, кормящие грудью;
• инвалиды;
• занятые на работах с вредными условиями труда.

Еще раз о сдаче данного отчете — на следующем видео:

Теорию мы рассмотрели, давайте перейдем к практике.

Пример расчета за месяц

В январе количество работников было таким: с 1 по 15 – 17 человек, с 16 января 4 человека уволилось, а 20 января пришел новый сотрудник. Считаем: (17 * 15) + (13 * 4) + (14 * 12) / 31 = 15,3. Согласно правилам округления в январе среднее число занятых работников равно 15 человек. Подсчитав количество и за другие месяцы, мы сможем рассчитать и поквартальную численность. Предположим, что в феврале численность равна 18 человек, а в марте 21 человек. В квартале среднее значение равно 15+18+21/3 = 18 человек.

В случае, если наемные рабочие отсутствуют, а есть только директор, то формула значительно упрощается. Любое значение равно единице.

Мы показали расчет на небольшом количестве работников, для больших предприятий он делается аналогично, только числа будут больше.

Давайте попробуем усложнить задачу и добавим работников, которые заняты неполный рабочий день. Если 2 человека работают на полставки, то их можно принимать за одну единицу. Но бывают и более сложные ситуации. Тогда расчет ведется не по дням, а за человеко-часы. Подсчитываем количество отработанных часов человеком в месяц и делим на продолжительность рабочего дня и на количество дней в месяце.

Рассчитаем среднесписочное количество занятых в год. С 1 января по 30 апреля работало 153 человека по трудовому договору на полную ставку, с 1 по 31 мая в связи с дополнительной работой взяты на работу еще 12 человек с рабочим днем в 6 часов. С 1 июня уволилось 3 работника.

За январь-апрель среднесписочная численность равна 153. В мае прибавилось (6 * 12 * 31) / 8 / 31 = 9. С июня среднее количество равно 150. Среднесписочная численность за год = (153*4 месяца) + (153+9)*1 мес + 150*7 мес = 1824 / 12 = 152.

Расчеты провести довольно просто, нужно только внимательно учесть всех работников и отработанное ими время.

Как правильно округлить?

Достаточно часто происходит ситуация, при которой в результате подсчетов получается не целое число, а дробное. Как быть в этом случае? Нельзя же сказать, что на фирме работает 2 целых и 3/10 человека. Нужно округлить. Сделать это нужно по обычным правилам математики .

Вспоминаем школьные уроки: если после запятой идет цифра 5 и больше, то к числу прибавляется единица, если же после запятой стоит 1, 2, 3 или 4, то число до запятой не меняется. Все знаки, стоящие после запятой, просто опускаются.

Расчет внешних совместителей

Внешние совместители не включаются в расчет среднесписочной численности, их учитывают на основном месте работы. При этом не забывайте, что один работник, который работает меньше одной ставки или две ставки, или же оформленный внутренним совместителем, учитывается только один раз.

Кто не входит в среднесписочную численность?

В списочную численность не включают такие категории лиц :

• внешние совместители;
• работники, принятые по гражданско-правовому договору;
• те, кто уже подал заявление об увольнении;
• адвокаты;
• работники, которые прекратили работу без соответствующего предупреждения.

В расчет среднесписочной численности не следует брать следующих работников :

• женщин, которые находятся в отпуске по беременности и родам;
• лиц в отпуске по усыновлению новорожденного из родильного дома;
• лиц в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
• работников, находящиеся в командировке за границей;
• собственников или учредителей компании, которые не получают заработную плату;
• тех, кто учится или поступает в образовательные учреждения, в связи с чем находится в дополнительном бесплатном отпуске.

Надеемся, что наша статья поможет вам правильно рассчитать среднесписочную численность штатных сотрудников и вовремя сдать соответствующий отчет.

Многие предприниматели, которые ведут свою деятельность на законных основаниях, вынуждены сталкиваться с понятием среднесписочной численности сотрудников. Для тех, кто не имеет специальных программ вроде 1С, вопрос, как посчитать среднесписочную численность работников за год, остается актуальным.

Как считать среднесписочную численность за месяц на примере

1. Подсчет сотрудников на полной занятости.
2. Подсчет сотрудников с неполной занятостью.
3. Итоговый расчет и округление.

На начало месяца в организации трудилось 50 сотрудников на полном рабочем дне.
20 мая 5 работников уволились.
Также в организации трудились 10 работников на неполном рабочем дне (4 часа в день).

Шаг 1 - считаем численность на полном графике

Исходя из наших условий, получается, что 50 сотрудников отработали полный месяц, а 5 работали 20 дней.

Формула проста:

• Общая сумма всех значений списочной численности на каждый день / Количество дней в месяце по календарю

Применим формулу и получим следующий расчет:

• (50*31 + 5*20) / 31 = 55,22

Это и есть среднесписочная численность сотрудников на месяц с полной занятостью.

Шаг 2 - подсчет с неполной занятостью

Определимся с формулой:

• Общая сумма отработанных часов / Продолжительность рабочего дня / Количество рабочих по производственному календарю

Параметр «Продолжительность рабочего дня» считается как количество часов в рабочей недели, разделенное на количество дней. Например:

• часов / 5 = 8;
• 36 часов/ 5 = 7,2;
• 32 часов / 5 = 6,4 и так далее.

Фактически, среднесписочная численность равна сумме полностью отработанных дней такими работниками.

Предположим, что в марте было 22 рабочих дня, и наши 5 работников трудились по 4 часа. Рабочий день в компании восьмичасовой.

Применим формулу:

• (5*4*22) / 8 / 22 = 2,5

Что получается верно, если учесть, что наших сотрудников пятеро, а работают они половину рабочего дня.

Шаг 3 - суммируем показатели и округляем среднесписочную численность

В итоге производим суммирование показателей из шага 1 и 2:

• 55,22 + 2,5 = 57,72

А после производим округление:

• 57,72 = 58 — это и есть конечная среднесписочная численность.

Стоит заметить, что округление среднесписочной численности производится до целого числа по арифметическим правилам. Также важно производить округление именно на последнем этапе. В противном случае мы можем получить искаженные данные.

В нашем случае, если бы мы округлили сразу, на 1 и 2 шаге, то мы бы получили значение на 1 человека меньше.

Как считать среднесписочную численность работников за год

Если у нас уже есть все показатели по месяцам, то подсчитать численность за год не составит труда. Считается она по формуле для вычисления средней арифметической. Для этого нужно обратиться к формуле:

• (Среднесп. численость Месяца 1 + Среднесп. численость Месяца 2 + …. + Среднесп. численость Месяца 12) / 12

Пример . Имеем следующую картину по месяцам:

• Январь — 66
• Февраль — 65
• Март —
• Апрель — 69
• Май —
• Июнь — 76
• Июль — 69
• Август — 80
• Сентябрь — 81
• Октябрь — 79
• Ноябрь —
• Декабрь —

Считаем среднесписочную численность по году:

(66+65+70+69+70+76+69+80+81+79+77+70) / 12 = 72,66

Округляем и получаем 73 .

Аналогично показатель считается и для квартала. Только делить, естественно, нужно на 3.

Кого считать?

Сотрудники, имеющие полную занятость в сфере деятельности, а точнее, их количество берется из показателей списочной численности. Данный показатель берут из формы по учету явки на работу наемных сотрудников. Главным основанием для включения в списочную численность служит приказ руководства о приеме на работу, который базируется на подписании трудового договора.

Считают только тех работников, которые пришли фактически, те, кто не пришел на работу по какой-либо причине, кто оформлен на работу по сезону или просто временно, а еще лица, заменяющие отсутствующих людей.

Кто не подлежит учету

• Совместители внешней категории.
• Принятые на основании гражданско-правовых договоров.
• Те лица, которые подают заявление, желая уволиться.
• Лица, оказывающие адвокатские услуги.
• Лица, находящиеся на обучении в неоплачиваемом отпуске.
• Сотрудницы, вышедшие в отпуск, связанный с беременностью и родами.
• Отпускники, осуществившие усыновление новорожденного.
• Учредители, которым не начисляется заработная плата, и т.д.

Необходимость показателя

Необходимо знать, какие типы сотрудников учитываются при расчете, а какие – нет.

Данные по среднесписочному учету вносятся в множество ведомостей, рассматриваются для определения права на льготы, наконец, подаются в ФНС. Это первый отчет, который подается в новом году.

Кроме того, при поиске сумм налогов по большинству систем обложения налогами, частному предпринимателю также придется столкнуться с этим показателем.

Составные формулы

Существует определенная формула, которая диктуется Росстатом.

Считается среднесписочная численность работников за годкак суммовое значение найденного показателя численностей за составляющие его месяцы, разделенная на количество, то есть 12 месяцев в году.

Характерно, что даже если предприятие не выполняло деятельность круглый год, чтобы посчитать этот показатель, необходимо будет показатели всех проработанных месяцев просуммировать и разделить на 12.

Периодичные данные по численности, например, за полгода или квартал, могут использоваться для предоставления отчетности в Фонды.

Поскольку находимый показатель будет оказывать влияние на корректность рассчитываемых к уплате налогов, необходима уверенность в правильности ведомого учета по сотрудникам.

Итак, мы рассмотрели основные положения, связанные с тем, как считается среднесписочная численность работников. Стоит учитывать, что определение этой численности по сотрудникам, проработавшим неполный день, производят по отдельной формуле, а не обычным суммированием показателей, как в случае со списочным показателем численности полноценно занятых сотрудников.

Очень важно совершать все расчеты правильно, поскольку за ошибки или несвоевременную подачу отчета по численности грозит штраф ответственному лицу, а также административная ответственность руководителю предприятия.