Как правильно планировать свой день. Как научиться планировать свой рабочий день: полезные советы

Бенджамин Франклин (Benjamin Franklin) был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки - участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время - деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».

• «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
• «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
• «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» - готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера - «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Вывод

Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.

Метод Франческо Чирилло

Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло (Francesco Cirillo), но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло - автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.

Вывод

В начале дня составьте список дел и выполняйте их, отмеряя время «помидорками». Если в течение 25 минут вы отвлеклись, поставьте напротив задачи символ ’. Если время истекло, но задача ещё не выполнена, поставьте + и посвятите ей следующую «помидорку». Во время пятиминутного перерыва полностью переключайтесь с работы на отдых: пройдитесь, послушайте музыку, выпейте кофе.

Итак, перед вами пять основных систем тайм-менеджмента, при помощи которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одной из методик, а можете выработать свою, комбинируя различные приёмы и техники.

GTD - альтернатива тайм-менеджменту

Дэвид Аллен (David Allen), создатель методики GTD, - один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности ».

Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе .

Это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов. Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать. GTD именно об этом. Это определённый образ мышления и жизни. А ещё GTD - это о состоянии потока и снижении психологического напряжения.

Вячеслав Сухомлинов

Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD - тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.

Встречаясь с успешными многогранными личностями, мы вздыхаем и пожимаем плечами: и как эти люди все успевают? Они не спят? На их волшебных часах в два раза больше делений? Наверное, они просто особенные?

И да, и нет. Конечно, предположение о волшебных часах из разряда фантастики, это точно. Но, как правило, люди, организующие свой день эффективно, действительно не валяются по полдня в кровати - выспаться для них дело техники, секрет в режиме. И он же, этот ненавистный со школьных лет режим, точнее, его более гибкая и интересная разновидность - тайм-менеджмент - делает их особенными. Освоив трюки, помогающие планировать свое время , и прибегнув к помощи самоконтроля и дисциплины, каждый из нас способен .

Вы не можете растянуть время. Значит, измените себя

Мы привыкли считать цейтнот (от немецкого Zeitnot, «беда со временем»), постоянную нехватку минут, часов и суток, синонимом востребованности, нужности, занятости. Я работаю день и ночь, я зашиваюсь, мне абсолютно некогда, я не успеваю ни-че-го! Признайтесь, часто эти слова становятся своеобразной ширмой, щитом, средством защиты от дискомфорта реальной жизни. А от нее «цейтнотоголики» не ждут ничего хорошего, хотя и понимают прекрасно, что в режиме постоянной загруженности долго выдержать невозможно, необратимо изменяется поведение, психика. Да и, прямо скажем, «дела выше крыши» не идут. Для того, чтобы делать что-то вдумчиво и с душой, нужно время от времени останавливаться, оглядываться. В ежедневном нескончаемом галопе цейтнота для этой процедуры минутку не выкроишь.

Печально, но факт: сегодня многие крупные компании используют варварскую политику «выгорания» персонала в своих корпоративных целях. Свежий работник загружается по самое нехочу; на месте он остается ровно до тех пор, пока не иссякает его трудовой энтузиазм и непрерывный цейтнот не высушивает ему мозги. О том, как распознать таких работодателей и что с ними делать - тема для отдельного разговора, а сегодня мы делимся секретами планирования дня . Эти трюки позволят вам по-другому взглянуть на организацию своего рабочего процесса и изменить его к лучшему.

Начните сейчас. И не прекращайте!

Планировать свое время, чтобы успевать больше , на самом деле несложно. Есть два основопологающих постулата, удивительно банальных. Первый - если вы хотите оптимизировать свой день, просто начните делать это. Пробуйте разные стратегии в соответствии с вашим характером, сферой деятельности, обстоятельствами. Некоторым из нас необходимы «ежовые рукавицы» расписания (по крайней мере, первое время), кто-то нуждается лишь в небольшой корректировке режима дня и привычек. Второй «секрет Полишинеля» в том, что тайм-менеджмент это не таблетка, которую достаточно проглотить один раз и навсегда излечиться от безалаберности и непунктуальности. Это ежедневная кропотливая работа, усилия по выполнению которой напрямую связаны с успешностью результата. И не забывайте, что судит вас самый заинтересованный судья и зритель - вы сами. Поэтому «сачковать» не получится.

Тайм-менеджмент - целая философия формирования навыков и использования приспособлений и техник, позволяющих планировать свое время и использовать его рационально для достижения целей . Изначально тайм-менеджмент разрабатывался американскими исследователями для улучшения производительности труда, но практика показала, что наведение порядка на циферблате идет на пользу и личной жизни.

Сегодня известны и активно применяются сотни приемов тайм-менеджмента, и этот список постоянно ширится. Современные стратегии планирования времени опираются на использование часов и будильников, всевозможных ежедневников, «листов задач» и органайзеров, компьютерных программ-планировщиков дня, распределение приоритетов и мотиваций, использование естественных ритмов человеческой жизни, мешающих использовать время эффективно (самая распространенная из них - синдром отдаления , «откладывания в дальний ящик»).

Конечно, тайм-менеджмент целая наука , что неудивительно - исправление недостатков всегда требует гораздо больше времени, чем их приобретение. Заинтересовавшись этими техниками, можно изучить и протестировать их самостоятельно - тем более, что рассказать в одном топике о том, как научиться планировать свой день с точки зрения тайм-менеджмента, невозможно, да и бессмысленно. Но кое-какие трюки можно начать использовать прямо сейчас, чтобы сделать свой рабочий день более эффективным.

Хотите научиться планировать день и перестать терять драгоценное время? Попробуйте для начала:

Освободить пространство для важного

Любой день состоит из множества дел - мелких и крупных, важных и не очень, неотложных и терпящих. Для того, чтобы научиться планировать свое время, необходимо до блеска отточить воображаемый скальпель, позволяющий отделить приоритетные дела от неприоритетных. Конечно, это не значит, что о мелких и менее важных делах можно забыть - нет, их тоже нужно делать, но внимания они заслуживают соразмерно своей величине. Распространенная ошибка - «для легкости» делать сначала то, что проще и… ненужнее. Что мы получаем в итоге? Имитацию деятельности и нерациональное расходование временных резервов, необходимых для выполнения значимых заданий. Отдавайте себе отчет в происходящем - назначайте важное и сложное первоочередным .

«Бритва Оккама» наоборот

А вот для того, чтобы большие и серьезные дела не отпугивали, существует следующий трюк: чтобы правильно планировать свое время, их надо разбить на несколько более мелких. Тогда «этапы большого пути» можно будет чередовать с менее важными заданиями, одновременно успевая многое и .

«Уменьшите» то, чем вы живете

В любом списке обычных дел, выполняемых на автомате, прячутся коварные пожиратели времени. Они маскируются под невинные и даже на первый взгляд немаловажные вещи. Требуется ревизия! Продумайте, на что уходят ваши минуты и часы, вспомните все и осознайте - так ли необходим вам этот вид занятости или досуга? Вам действительно необходимо каждый час заходить на «Одноклассники», это в самом деле дает вам необходимый отдых от работы? Вам реально нужны и интересны занятия в вышивальном кружке? Действительно стоит по пятьдесят минут кряду каждый день разговаривать с неким занудным коллегой, боясь его обидеть быстро свернутой беседой? Это ваши сутки, и в них всего 24 часа!

Не теряйте и не теряйтесь

Согласно современным исследованиям, работающий человек тратит в среднем 150 часов в год на поиск потерявшихся вещей. То есть эти вещи не то чтобы загадочно исчезли по воле злых сил - они были не на своем месте, и поэтому их не могли найти. Внушительный показатель, не так ли? Прекратите быть частью этой дурацкой статистики. Не бросайте вещи, документы, файлы где попало. Организуйте все один раз, подпишите, запомните, и поддерживайте порядок. Это поможет вам лучше планировать свой день - ведь вы не будете тратить свое драгоценное время на досадный поиск «потеряшек».

Учитывайте свою индивидуальность

Учась планировать свой день, не ориентируйтесь на «среднюю температуру по больнице». Отдавайте себе отчет, что у каждого человека есть индивидуальные периоды работоспособности и «бесполезности». Не откладывайте работу на поздний вечер, зная, что после восьми вечера вы ничего не соображаете. Не назначайте встречи на раннее утро, зная, что для этого вам придется встать на два часа раньше, чем обычно, и вы будете разбиты. Стойко придерживайтесь этих правил, только так они будут иметь смысл - невозможно планировать свой день, если у вас нерегулярный режим дня и вы можете неожиданно лечь спать на пять часов позже обычного. Можете, конечно, утром ради спортивного интереса прочитать гороскоп на сегодня и под впечатлением переиначить все планы, но стоит и оно того, решать вам. Готовьте свой новый день с предыдущего вечера, а лучше за неделю для большей эффективности.

Гоните прочь перфекционизм

И смелее делегируйте полномочия. Если вам есть кому перепоручить часть работы - сделайте это. Внимание, речь не идет о перекладывании своей работы на ни в чем не повинных людей, но если у вас есть помощники, их помощью нужно пользоваться. То, что они делают что-то не в вашем стиле - еще не повод взваливать все на себя. Планируя дела, распределяйте задания сразу, а не под давлением обстоятельств - это сэкономит время и позволит эффективно планировать день.

Делу время, а потехе - свое время

Составляя «лист задач» и расписание на день (неделю, месяц), планируйте не только , но и отдых. Возможно, на первый взгляд это покажется противоестественным, но на самом деле такой подход не только удобен, для того, чтобы научиться планировать время, но и позволит вам сделать досуг более разнообразным и увидеть в перспективе, каких развлечений вам не хватает. // charla.ru

Современная жизнь – это калейдоскоп проносящихся дней, недель, месяцев. Фраза «ничего не успеваю» прочно вошла в обиход. Планы остаются в мыслях и на бумаге, список неотложных, но отодвинутых дел растет. Накапливается усталость, нервозность. Еще немного и наступит полный упадок сил или еще хуже – депрессия. Как избежать последствий суматошной жизни, правильно и рационально спланировать свою жизнь? Начните с одного дня.

Биологические циклы

Это первое с чего нужно начать правильно планировать свой день. Для полной отдачи, необходимо согласовывать свои планы и действия с возможностями организма. Биоритмы — это ничто иное, как процессы жизнедеятельности тела и всех органов, которые повторяются определенными циклами. Циклы обуславливаются внешними и внутренними факторами. К внешним относятся:

1. Природные явления (солнце, луна, катаклизмы);
2. Социальные (семья, рабочий график).

Внутренний «будильник» организма человека находится в голове и сердце. Внешние и внутренние ритмы синхронизируются, тем самым определяя распорядок жизни.

Организму проще жить по биологическим часам. Нужно для определенного дела отвести положенное время суток.

Пик активности и работоспособности попадает на 9-12 часов утра. Это время соответствует рабочему графику. Поэтому лучше отложить лишние разговоры и чаепития. Отдайте это время плодотворной работе. Вы поразитесь как много успеете сделать.

С 12 до 13 часов активность падает. Лучше посвятить этот час упорядочению уже сделанного и подготовке к второй половине дня.

С 13 до 15 — тело требует отдыха. Оно в прямом смысле «засыпает». Пообедайте и по возможности неспешно пройдитесь. Свежий воздух немного взбодрит и даст новый стимул к работе.

С 15 до 16 — мозг готов вспомнить и проанализировать что угодно. Все, с чем вы работаете в это время надолго задержится в памяти.

Следующие три часа позволят отнестись к делам с полной отдачей, потому что на 16-19 часов выпадает пик интеллектуальной активности.

Также очень удачное время для физической работы с 15-18. Если вам нужно что-то перенести, переставить, убрать – самое время.

С 19 до 20 – проверьте домашнее задание у детей, спланируйте ближайший отпуск, распределите финансы. В это время отлично работает мозг.

Следующие два часа до 22-х прогуляйтесь, пообщайтесь с семьей или друзьями, займитесь йогой, медитацией. Занятия в это время суток должны быть спокойными, расслабляющими.

После десяти вечера лучше ничем не заниматься, а готовиться ко сну. Старайтесь не планировать никаких дел на поздний вечер. Возбудившийся мозг не даст быстро заснуть, и сон будет тревожным.

Если у вас есть неотложное дело, лучше заняться им ранним утром. С 5 до 7 утра организм готов к деятельности. Тем более в это время никто из домашних не будет вас отвлекать, поэтому можно многое успеть.

Умение подстраивать свой режим дня под возможности организма поможет сэкономить и силы и время. На основании биологических циклов можно выделить наиболее продуктивные фазы дня и правильно спланировать свой день.

Как сэкономить время

Если сделать подробный хронометраж дня, то выяснится, что как минимум треть времени тратится на «ничегонеделание». Количество средств коммуникаций на одного человека просто «зашкаливает». Пользование каждым отнимает не один час в сутки. Добавьте к этому время, потраченное на «раскачивание», чай, кофе, пустую болтовню, сериалы — и дня как не бывало. Есть несколько простых способов научиться экономить время.

Планирование дня

После того как получили некоторые знания в биологических ритмах организма, рассмотрели способы экономии времени, самой подходящий момент заняться составлением плана дня. Не спешите заносить в список все дела, которые хотите сделать. Первый режим дня должен содержать только то, что вы делаете ежедневно. Сначала выработайте устойчивую привычку, после этого можно вносить дополнения и корректировать. Помните, вы должны видеть свой режим дня перед собой. Имеет смысл распечатать или переписать несколько раз и развесить по квартире. Этот способ дисциплинирует.

Сутки разделяются на время сна и бодрствования. На сне экономить нельзя. Нужно принять это как аксиому. Для хорошего восстановления сил необходимо 7-9 часов. Основываясь на биоритмах организма лучший сон с 23 до 7.

Время бодрствования делится на несколько составляющих:

— Приемы пищи;

— Рабочее;

— Личное.

Питаться лучше и полезнее в одно и то же время. Постепенно организм привыкнет и не нужно будет сверяться по расписанию и часам. Обязательно прописывать время, отведенное на еду.

Рабочим считается не только то время, которое проводится на предприятиях и в учреждениях, но и все, что тратим на работу по дому. Занятости вне дома ограничена определенным временным отрезком. За исключением редких случаев, он всегда одинаков. В общий план на день не стоит вносить рабочие задания, их лучше прописать отдельным списком. Вначале наиболее важные и срочные. Работу начинайте с самых трудных заданий. Благоприятные часы для занятий той или иной деятельностью прописаны в первой главе.

Работа дома планируется по тому же принципу. Если же она состоит только из домашних дел, то не перегружайте себя объемом на один день. Разбейте нагрузку на всю неделю равномерно. Усталости будет меньше, а удовольствие и результат – не замедлят себя показать.

На личное время остается не так много времени. В рабочую неделю всего часа по 2-3. Но это можно компенсировать, если один из выходных посветить себе. Что подразумевается под личным временем? Занятие любимым делом (хобби), общение с родными, детьми, друзьями, занятия спортом, уход за собой. Постарайтесь рационально относиться ко времени, чтобы не тратить его по пустякам, и тогда все можно успеть.

Научиться правильно планировать свой день не так сложно. Трудности будут только первые месяцы. Главное, иметь желание что-то менять и упорядочивать в жизни.

Видео о планировании дня

Вспомните свои самые большие провалы в жизни. Ссоры, недоразумения, которые изменили всю вашу жизнь в отрицательную сторону. Проваленные экзамены, собеседования на работу и т. д. Причины подобных неудач схожи, как правило, они являются следствием плохой подготовки и необдуманных поступков, ниже мы рассмотрим как все успеть и планировать день / неделю.

Что будет если спортсмен за месяц перед олимпиадой перестанет тренироваться - навыки и мышечная сила значительно ослабеют и он займет одно из последних мест. Как в спорте, в любом деле нужна хорошая подготовка, без которой шансы на успех сильно падают.

Ключевым фактором в подготовке является планирование, Существует «правило 6 П» : Правильно предпринятое планирование препятствует падению производительности.

Ниже я приведу 7 способов как все успевать с помощью правильного планирования дня, недели.

1 способ: Заведите список задач на день

Для чего нужен список задач?

Для начала разберем, как работает наш мозг. Было установлено, что мы можем держать в голове под контролем не более 7+-2 дел или важных мыслей. Чтобы в этом убедиться посчитайте сколько кружков изображено на картинках:

Рис. 1	Рис. 2	Рис. 3

Рис. 4	Рис. 5

Скорее всего, для того, чтобы определить количество объектов на рисунках 1, 3 и 4 достаточно одного взгляда.

А для 2 и 5 рисунка одного взгляда было недостаточно, необходимо было считать по отдельности. Чем меньше объектов, тем легче ими управлять. Предел у мозга наступает, когда количество Становится больше чем 7+-2.

Также обстоит дело и с мыслями, одновременно в нашей голове мы можем хранить не более 7+-2 задач, остальное забывается.

Представим ситуацию из жизни

Вы встаете утром и идете на работу, по дороге вспоминаете что:

Вам необходимо купить подарок к дню рождения близкого человека;
- Оплатить за интернет, пока не отключили.

Когда вы пришли на работу:

Узнаете, что вам необходимо сегодня подготовить отчет;
- Зашел, коллега попросил скинуть шаблон договора;
- После утренней планерки начальник попросил сделать 3 дела.

Голова уже заполнена, но время не останавливается, вам может позвонить клиент, близкий человек, коллега, может случиться непредвиденная ситуация и т. п. Что происходит в таком случае? Мы что-то забываем . Если мы забудем купить продукты в магазине, то ничего страшного, конечно же, не случится, но ведь можно забыть более важное: Не приехать на важную встречу, принять лекарства и т. д.

К тому же чем больше дел у нас находится в голове, тем хуже становятся наши аналитические способности, т. к. на запоминание информации тратится энергия.

Преимущества записной книжки

Записная книжка - снимает все описанные выше проблемы и имеет следующие преимущества по сравнению с работой по памяти:

1) Записать всегда быстрее, чем запомнить . Например, записать сотовый телефон в 10-100 раз быстрее, чем запомнить. Также и с делами.

2) Экономия энергии . Чтобы не забыть важное, мы часто вспоминаем, на это тратится энергия. Записная книжка снимает эту проблему.

3) Надёжность . Что написано пером - не вырубишь и топором. Любое дело можно забыть, на фоне усталости, эмоций или других дел. Но если задачи записать, то забыть куда сложнее.

Вы можете вести список задач на обычном листке, блокноте, но лучше если это будет записная книжка, т. к. в ней есть календарь. Список задач на день может быть на компьютере или бумажном носителе. Самое главное чтобы он у вас был т. к. это основа для планирования, как фундамент у дома. Если у дома нет фундамента, то максимум, что можно построить - это небольшую одноэтажную конструкцию без отопления из пластика или фанеры. Также и в планировании без списка задач на день или записной книжки, конечно же, можно обойтись, но вы будете сильно ограничены в возможностях.

Самое главное в списке задач или в записной книжке - перечень дел, которые нужно сделать в течение дня. 2-я по важности часть - это календарь, в нем можно посмотреть задачи, которые нужно выполнить в тот или иной день. Поэтому записная книжка предпочтительнее обычного списка, потому что там есть календарь.

2 способ: Работайте со списком задач каждый день

Самое важное при работе с органайзером времени или записной книжкой это работать в соответствии с ранее составленным планом. Для этого регулярно просматривайте записную книжку, чтобы выяснить все ли вы сделали, что запланировали на сегодня. Можно просматривать список после того, как завершите текущее дело. Очень важно заносить в свой органайзер важные дела, которые нужно обязательно сделать сегодня.

3 способ: Сначала записать, потом делать

Если поступает новая задача и она несрочная, то сначала запишите ее в записную книжку и приступайте, только когда до нее дойдет дело. Любые новые задачи кажутся очень важными и мы начинаем браться за все подряд: проверять почту, совершать телефонные звонки и т. д. Но как только вы начнете сначала записывать все входящие дела в записную книжку, то обнаружите, что по соседству с данной записью есть более важные задачи.

Все движения правой части тела контролируются левым полушарием мозга, отвечающим за логику. Когда мы записываем новую задачу правой рукой, то активизируем левое полушарие нашего мозга, отвечающего за логику. Активизация логики при записи правой рукой поможет нам принять более верные решения.

Записывая все дела в записную книжку, перед тем как приступить к работе, вы сможете выполнить в течение дня самые важные дела и сможете противостоять второстепенным задачам, которые постоянно вас отвлекают.

4 способ. Сначала важные, потом срочные задачи

Все запланированные дела следует выполнять в порядке их значимости, а потом уже по времени исполнения. Начиная с самых важных и постепенно переходить к менее значимым. Записывайте в свой план на сегодня дела в порядке их значимости, потом отсортируйте по срочности и начинайте работать с самыми приоритетными.

Например, вам позвонил знакомый поболтать. Звонок по телефону, срочное дело, т. к. телефон звонит прямо сейчас, но может быть неважным. Если у вас есть более значимые задачи, допустим, подготовить отчет по работе, то лучше сначала сделать все более важные задачи, в частности отчет, а потом, если будет время, перезвонить и поговорить со знакомым. Но не наоборот, иначе из-за незначимого звонка, можно не успеть сделать более важное дело.

Важность приоритетнее срочности. За срочные дела следует браться, только если вы контролируете ситуацию и уверенны, что успеете все более важные.

5 способ: Электронный органайзер

Существует огромное количество электронных записных книжек. Электронный ежедневник обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажными:

А. Экономия времени . На электронном ежедневнике не нужно заново переписывать задачи с прошлого дня на текущий, а также с ним можно работать как на компьютере, так и на телефоне или планшете, синхронизуя данные на всех устройствах.

Б. Объемы и скорость : В электронный ежедневник можно очень быстро скопировать большой объем информации для дальнейшей работы. Например: Вы хотите вечером испечь банановый пирог и вам необходим заранее записать, необходимые ингредиенты, перед тем, как вы пойдете в магазин. Если у вас электронный органайзер, то вы можете быстро скопировать весь рецепт из интернета в ежедневник, буквально за считаные секунды. В то же время, чтобы записать от руки на листочке только ингредиенты, вам потребуется больше времени, чем на весь рецепт в электронном виде. А в магазине будет достаточно включить ежедневник в телефоне, чтобы быстро понять, что покупать.

В. Удобство . Обычной записной книжкой неудобно пользоваться в транспорте, магазине, на отдыхе, в этих местах сложно записать и смотреть заметки т. к. бумажный ежедневник большой и нужно 2 руки, чтобы его открыть. А вот электронная записная книжка на телефоне всегда будет с вами, где бы вы ни находились: Транспорт, магазин, улица. Вы можете быстро сделать записи на компьютере, а затем сделать синхронизацию, чтобы эти заметки появились в вашем телефоне за считаные секунды.

6 способ: Планируйте следующий день с вечера

Составляйте план действий на следующий день заранее, лучшее время - это конец рабочего дня, перед тем как вы пойдете домой. Это простое действие поможет вам лучше высыпаться, т. к. часто причиной бессоницы бывает то, что мы вечером перебираем в памяти все важные дела, которые нужно завтра успеть сделать, чтобы не забыть их утром. И именно эти мысли мешают нам расслабиться и спокойно заснуть, но если вы запишите все свои планы, то обеспечите не только спокойный сон, но и вечер.

Помимо этого, когда вы заранее составите план, ваше подсознание будет постоянно всю ночь работать над тем как лучше сделать запланированное. Решение сложных задач может само приходить к вам за завтраком, по дороге на работу или даже среди ночи. Именно утром чаще всего приходят новые идеи и вы будете использовать это время с максимальной пользой, достаточно только написать список дел на следующий день заранее.

Кстати, если у вас есть вопросы, на которые вы хотите получить ответ, то перед тем, как заснуть и закрыть глаза задайте их самому себе, желательно вслух и сразу засыпайте. А утром приготовьтесь сразу записать все мысли, которые могут появиться в момент, когда вы проснетесь или позднее.

7 способ: Планируйте сложные задачи на пик вашей активности

Составляйте план на день так, чтобы работа требующую больших энергозатрат приходилась на пик вашей активности, когда у вас много сил и вы максимально продуктивны. Как правило, пик активности начинается утром, т. к. после сна у вас много сил и свежая голова, но бывает, что пик активности может приходиться и на дневные и даже вечерние часы.

Самыми энергозатратными занятиями являются дела, к которым нет таланта . Как правило, - это те занятия, которые больше всего не хочется делать . Эти дела в тайм-менеджменте называются лягушками, потому что эти задачи неприятно начинать выполнять. В тайм-менеджменте есть правило - начинать день с лягушки , т. е. с неприятного дела. Это правило позволит вам работать эффективнее, т. к. обычно именно утром больше всего сил, а эти силы крайне важны, чтобы сделать самую неприятную работу.

Приведу пример из жизни, у меня технический склад ума, поэтому точные науки такие как: Физика и математика у меня идут без труда, а вот с гуманитарными предметами тяжелее, поэтому, когда я учился в школе, нередко готовился к контрольной по английскому языку утром. Я вставал за 1-2 часа перед школой и учил английский. Именно утром у меня было больше всего энергии, поэтому в это время мне было проще сделать сложную задачу, к которой, у меня было меньше всего таланта. Результаты подготовки превосходили все мои ожидания, я получал отлично или хорошо по предмету, который не нравился.

Самые неприятные задачи планируйте на пик активности, например, наутро и вы увидите, как станете больше успевать и повысится ваша личная эффективность.

P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне , постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype .

P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения;)

Подписывайтесь по email Добавляйтесь

Здравствуйте, дорогие читатели. Сегодня мы рассмотрим, как научиться планировать свой день. Вы узнаете, как это делать эффективно. Научитесь правильно составлять список своих дел. Вам станет известно, как нужно планировать свой день руководителю.

Способы эффективного планирования времени

1. Составляйте список необходимых дел. Каждый вечер нужно писать задачи на утро, на день и следующий вечер. Причем распределять их по мере важности. Выполняя поставленные цели, вычеркивать их из списка. Так Вы не только сможете распланировать время, но и будете более пунктуальны, больше успеете.
2. Нужно максимально эффективно использовать каждую минуту. Если возникают такие ситуации, когда Вы не способны дальше выполнять какое-то дело, например, пропал интернет или отключили свет, то не нужно сидеть, смотря в одну точку и ждать когда все изменится. В этот момент важно посвятить себя другой задаче, но не терять время впустую.
3. Не нужно давать пустых обещаний и строить планы, которые невыполнимы. Когда человек берет на себя слишком много, он не успевает сделать то, что ему действительно необходимо.
4. Хронометраж. Человек должен записывать все временные промежутки, которые тратятся на выполнение того или иного задания. После этого в конце дня нужно проводить анализ, чтобы выявить, что забирает больше сил и времени, что отвлекает. Тут важно указывать не только работу, но и другие дела, например, просмотр телевизора.
5. Нельзя одновременно хвататься за несколько дел. Так Вы только снижаете свою эффективность, не получается достичь нужного результата.
6. Метод планирования АBC. К категории А относятся самые важные дела, которые необходимо выполнять в первую очередь, они дадут 65% результатов. К категории В — важные дела, который принесут 20% результатов. К категории С — наименее важные, дадут 15%.

Я не раз замечала, что успеваю выполнить значительно больше дел и получаю удовлетворение в конце рабочего дня, когда заранее все планирую. К сожалению, не всегда удается расставить все по часам, но я стремлюсь к этому.

Правильное составление списка дел

1. Писать его нужно ежедневно, желательно вечером.
2. Он должен в себя включать не больше, чем семь важных задач. Лучше описывать каждый пункт с деталями, учитывать подробности. Если нужно отправиться в магазин, брать с собой листок со списком покупок, строго ему следовать. Так Вы сможете значительно сэкономить свое время.
3. Хорошей практикой является уточнение времени, необходимого на затрату выполнения определенного задания.
4. Список дел должен находиться на виду, постоянно о себе напоминать.
5. Еще более эффективным является составление списка на неделю. Так Вы сможете распланировать долгосрочные планы.

Ежедневное планирование поможет развить пунктуальность и усидчивость. Вы сможете самосовершенствоваться, Ваша жизнь изменится к лучшему. Так человек научиться расставлять приоритеты, оценивать, что для него составляет наибольшую ценность, ставить цели и достигать их.

Планирование рабочего дня руководителя

1. Нужно научиться держать под контролем каждый свой день, во всем должна быть дисциплина.
2. Важно планировать не больше, чем три срочных дела в дневное время суток.
3. Нужно научиться рационально распределять дела по мере их важности, сложности и срочности.
4. Необходимо составлять поэтапный план, следуя которому, выполнять свою работу.
5. В первую очередь, избавляться от мелких, простых дел, на которые уходит не более десяти минут.
6. Отказываться от занятий, на которые время тратится впустую.
7. Нужно научиться выделять место на рабочем столе и в кабинете для каждого важного предмета.
8. Выделять время на развлечения и отдых.

Существует ряд секретов успешного планирования.

1. Составление дневного распорядка, рациональная оценка рабочего плана.
2. Тщательный контроль дел, недопустимо одновременное выполнение нескольких поставленных задач. Это снижает эффективность.
3. Если остаются незавершенные дела с предыдущего дня, начинать работу с них.
4. Чередовать рабочий процесс и отдых.
5. Анализировать распланированное время.
6. Постоянно стремиться к улучшению результатов.

Нужно знать, как правильно составлять план.

1. Определиться с целью, для которой Вы планируете список дел. План может быть рассчитан на сутки — краткосрочный или же на месяц — долгосрочный.
2. Распределять сроки выполнения задач. В первую очередь, заниматься срочными делами.
3. Анализ дел, сокращение списка задач.

Если Вас интересует вопрос, как планировать рабочий день, то можно воспользоваться следующими рекомендациями.

1. На рабочем столе должен быть безукоризненный порядок, чтобы ничего не мешало и не отвлекало от основной работы. Это же касается и людей, работающих на дому.
2. Если Вы приобретаете записную книжку, то выбирайте ту, которая даст эстетическое удовольствие.
3. . Это позволит не спеша собраться на работу, убедиться в том, что ничего не забыто, сделать дела, на которые обычно не хватает времени.
4. Большое значение уделяется правильному питанию и здоровому сну. Это сильно влияет на работоспособность человека.
5. Важно прислушиваться к своим биологическим часам. У каждого человека на протяжении суток есть время, когда он наиболее активен, ощущает прилив сил. Именно на этот период нужно планировать самые важные дела.
6. Важно, чтоб время, потраченное на выполнение какого-то задания, соответствовало конечному результату.
7. Если возникают какие-то трудности, человек не успевает выполнить то, что запланировал, нужно проанализировать ситуацию, понять, что именно мешает достижению цели, что отвлекает.
8. Если сами не способны справиться с каким-то заданием, не бойтесь попросить о помощи своих близких или друзей.
9. Чтобы женщине, которая находится дома по уходу за детьми, было проще успеть приготовить еду, позаниматься с ребенком, убрать по дому, особенно важно уметь все планировать.
10. Человек должен осознать, что тормозит его работу, что мешает придерживаться строго распорядка, что отвлекает. Это может быть:

• нахождение в интернете, посещение форумов, сидение в социальных сетях, игры;
• просмотр телевизора;
• вредные привычки, которые ко всему прочему, вредят здоровью.

Теперь Вы знаете, как планировать свой день. Человек должен научиться управлять своей пунктуальностью, не поддаваться лени. Чтобы правильно планировать и быть хозяином жизни нужно иметь сильное желание, быть способным работать над собой. Ежедневное планирование дел должно войти в привычку.